新形勢下工程檔案信息化管理措施

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摘要：在當下的建筑工程項目中，要想促進行業的發展，提高企業的經濟效益，就必須保障施工效率。在工程施工中，檔案的管理工作將會直接對整個工程的順利展開造成影響。對此，文章分析了新形勢下建設行業中工程檔案信息化管理的現狀，并提出相應的解決措施，希望能夠為我國建筑工程的發展提供一定助力。

關鍵詞：工程檔案；信息化；管理措施

1工程檔案信息化管理現狀

1.1信息化管理不足

隨著工程行業的發展，建筑工程在各方面、各環節都產生了大量的工程數據信息，建筑工程檔案管理工作也得到了充足的發展空間[1]。但是，大多數工程的檔案都主要使用紙質化儲存方式，信息化模式尚未完全滲透到工程建設中。因此，在當下的行業環境中，工程檔案管理要想完全轉變為信息化工作模式仍然存在一定的難度。一般來說，建筑工程施工的工期較長，在施工的過程中往往會產生大量的數據以及信息，工程檔案管理人員要將其整理成工程文件?？紤]到大量的紙質文件的保管質量，企業在日常運營過程中就需要制定相關的管理方案以及措施。另外，大量的紙質數據也面臨取用、分類困難等問題，需要耗費大量的人力資源與時間成本。

1.2信息化水平較低

在建筑工程施工過程中，各項工程文件缺乏信息化管理機制[2]。在實際的建筑工程中，各參建方在施工過程中產生的活動都會被直接記錄到檔案之中，因此，各參建方就成為信息數據的生成主體，這些數據的取用質量與效率將會直接影響整個建筑工程各參建方的經濟效益以及建筑工程項目的順利開展。信息化管理主要包括兩方面，一方面是用于匯總與查詢方便的信息化目錄，另一方面則是工程的具體內容。在實際的工作中，需要考慮到文件的編排，若編排不夠完善，將會直接導致目錄與實際信息不符，很難為資料的查詢提供便利。即使應用了信息化手段，但過于混亂的編排模式仍然會導致文件的取用困難，那么檔案信息化也就僅限于載體。

1.3使用效率低下

在當下的工程檔案管理工作中，工作人員在查詢某一具體項目、環節的相關文件時，往往需要通過相關部門的審批，并且需憑借有效證件方能進行查閱[3]。這一過程效率較低，文件往往會在多個部門以及多個工作人員之間流動，這樣會導致相關數據的查詢不具備時效性，甚至在文件傳輸的過程中發生丟失、損壞等問題。該種模式還會導致查詢人員無法在第一時間內提取工程的原始資料，嚴重影響了工程整體的施工效率。

1.4缺乏專業工作人員

在當下的建筑工程行業環境中，相關人員對數據信息化不夠重視，大多數企業都沒有聘用專門用于信息化管理的工作人員，導致團隊中缺乏具備專業技能的人才，難以跟上時展的步伐，構建快速、高效的工作模式。另外，大部分工作人員都習慣于傳統的工作模式，不愿自主加強對新興技術的學習以及信息化技術的學習，缺少信息化模式的知識體系，工作技能難以滿足當下的信息化時展要求。在部分建筑工程單位中，領導階層較少注重信息化管理工作，在電子檔案的建設方面也不夠重視，對信息化的認知還有待提升，嚴重影響了信息化發展的進程。

1.5電子檔案管理體系不完善

當下，工程電子檔案的管理缺少一套系統、完善的體系，在實際的工作中，很難劃分各工作人員的職責，嚴重影響信息化建設的進程。各工作人員的職權劃分不明確、崗位混亂、權力交疊，通常出現某一文件多人管理、某一數據信息無人問津的情況。除此以外，部分單位雖然應用了信息化管理模式，但是在日常的工作中仍然沒有制定一個適用于電子檔案的體系以及制度，因而無法發揮信息化的最大效用。

1.6保密程度不高

在當下的建筑行業中，部分工程建設單位已經構建了信息化管理模式，但是信息化主要依附于計算機技術以及網絡信息技術，而建設單位不具備較強的計算機安全防控技術與能力，在日常工作中，很容易受到不法分子的攻擊，導致文件泄露等問題。

2工程檔案信息化管理措施

2.1強化信息化管理意識

在建筑行業發展進程中，要想進一步提高工程質量以及工程施工效率，就必須做好建筑工程檔案管理工作。加強信息化建設，能夠有效消除傳統模式中的弊端，有效解決傳統紙質模式中低效率、低質量的管理模式問題。要想從真正意義上構建信息化管理模式，企業管理人員、領導階層以及相關工作人員就必須加強對信息化管理的重視，認識到信息化的重要性，并且圍繞企業的發展，跟隨市場的變化，轉變傳統的檔案管理模式；借助信息化技術以及互聯網技術，不斷創新、轉變企業的運營模式，以此促進企業內部的發展，強化工程施工過程中各信息數據的收集與整理。

2.2加大工程檔案信息化管理的投資

在大多數行業中，信息化往往具備開發成本高、應用成本低等特點。在建筑行業，企業也可以充分利用這一點，將目光放長遠，通過構建電子檔案數據庫的方式降低檔案取用方面的成本，并從該方面縮短工程施工的工期。因此，企業在日常的運轉過程中，就應當加大工程檔案信息化管理方面的投資，通過聘請具備計算機專業技術的工作人員，構建一個專屬于企業的檔案數據庫。另外，通過購進全新的計算機設備或者相關的辦公軟件來完成相關文件的存取。通過加強這方面的投資，構建一個存取都具備一定便捷性的數據庫。此外，企業也需要加強對服務器的建設，該服務器主要服務于工程中的各參建方，當各參建單位產生信息或者數據時，可以通過該服務器直接上傳相關文件，并且共享于其他參建方，保障所有信息都能透明。企業還要加強對掃描儀等配置的優化，改善傳統的信息收集、整合模式，通過各種電子設備完成對施工現場數據的采集與儲存工作。

2.3建立和完善建筑工程檔案數據庫

在建筑工程項目中，相關企業需要為該工程構建一個完善的數據庫，該數據庫需要通過互聯網技術與其他參建方相互聯系并相互共享。不同的參建方具備不同的權限，并且能夠在專門的板塊上傳具體的變更、施工技術、質量管理等材料信息，借助互聯網技術以及計算機技術完成數據的傳輸、提取與應用。在日常的工作中，需要派遣專門的工作人員展開對數據庫的管理工作，也可以通過建設智能化系統，自動篩選冗余數據，對各文件進行精簡排序。另外，還需要在該數據庫中構建專門的檢索機構，幫助工作人員更好地提取相關文件以及內容，避免提取困難等問題影響整個工程的建設效率。

2.4加強管理人員的專業技能

在實際的工作中，企業需要加強對專業人才的培養。通過構建具備專業技能的團隊，提升工程檔案管理的工作效率，并且使日常的施工與企業運轉過程中數據信息的管理效率以及質量能夠得到最基本的保障。首先，企業需要加強對社會人員的招聘，聘請具備電子檔案管理專業技能的工作人員，并且予以合理的薪資待遇，吸納人才，創新傳統的工作模式，并且帶動老員工學習電子檔案的管理手段。其次，加強老員工對信息化的認識，使其學習計算機以及數據庫的應用，并且構建專門的考核機制，定期考核老員工的學習成果以及工作水平。最后，在實際的工作過程中需要加強新老員工之間的聯動，老員工對企業的認識以及工作經驗較為豐富，因此，在企業運轉的過程中，并非是招聘了具備專業技能的新員工就能完全淘汰老員工，企業可以采用以老帶新的方式，通過老員工的幫助積累新員工的工作經驗，并且通過新鮮血液的注入，為傳統的工作模式帶來創新和活力。除了員工能力方面的提高，企業也要制定專門的獎懲機制，將責任落實到個人，一旦檔案質量或者完整性出現問題，則直接問責個人。對于工作態度積極、管理水平較高的員工給予一定的褒獎，通過年終獎或者業績考核等方式激發員工的工作熱情以及對電子檔案的學習熱情。

2.5健全電子檔案管理體系

正所謂“沒有規矩，不成方圓?！痹趯嶋H的工程檔案工作中，要想提高資料的提取效率以及管理水平，就必須構建一個完善、健全、系統的管理體系，該體系需要考慮到社會市場的發展，同時也要考慮到企業的運營，根據我國的國情制定一個專門的管理體系。除針對工作人員制定的獎懲制度以外，還需要針對具體的工作內容制定專門的規章制度。檔案信息化管理模式不僅需要依托于計算機技術以及互聯網技術，還要將傳統的管理模式融入進去，推陳出新。將傳統管理模式與信息化管理相結合，在最大程度上創新管理模式，為建筑工程提供幫助。

2.6提高電子檔案管理的安全性

網絡安全的發展與破解技術的發展是同步的，要想保障數據的安全，就必須不斷更新安全系統。首先，建設數據庫時需要布置專門的用戶名以及密鑰，根據不同崗位的工作人員需擔負的職責，為其配備可以在數據庫中行使的權利。其次，考慮到黑客攻擊的問題，需要定期改變數據庫運營算法以及密鑰算法。最后，定期進行數據庫系統的檢查與維護，以此保障網絡安全，降低發生檔案丟失等問題的可能性。

3結束語

總之，通過合理應用信息化技術，能夠有效解決傳統工程檔案管理工作模式中的問題，并提高工作效率，縮短建筑工程的整體工期，為企業創造更多經濟效益。

參考文獻：

[1]李玲霞.新檔案法下水利工程檔案信息化管理發展探討[J].海河水利,2020(6):51-53.

[2]劉楠楠.基于信息化的工程檔案管理分析[J].住宅與房地產,2020(33):152+156.

[3]喬里盤·木哈依,孫陽平.水利工程檔案管理信息化建設思考[J].工程技術研究,2020,5(3):201-202.

作者：王周蘭 單位：東明縣房地產服務中心