醫院檔案信息化管理模式構建策略

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【摘要】醫院檔案關系到醫院的發展，是防病治病、保障人民健康的重要依據，為醫院領導決策和指導工作提供有效的參考。借助于醫院檔案的作用，可以更好的規范醫院的發展，促使基本工作進程更加的順利。本文將結合信息化時代的發展，分析醫院檔案管理模式的轉變，為實際的模式構建工作提供參考。

【關鍵詞】醫院；檔案；信息化管理；模式構建

醫院檔案在臨床醫療和科研等多種領域彰顯出實際的價值，屬于保存醫院發展歷程和患者健康信息的重要資料。科學合理的運用醫院檔案，能夠更好的規范醫院的發展，在信息時代，應該在醫院檔案管理模式中融入信息化理念，促使著檔案管理的成效更加的顯著。

一、醫院檔案管理工作的特點

與普通企業相比，醫院是一種非經營性機構，其檔案管理的知識密集性特點更加突出。在社會經濟快速發展，市場競爭日益激烈的形勢下，醫院沖突逐漸增多，醫院的檔案管理工作的開展也表現出了以下幾大特點。

1.1科學性

近幾年，人們的物質生活條件明顯提升，其對于醫療行業的發展也提出了更高的要求。而且，醫療行業的發展速度本身就非常快，人們對于工作人員的專業素養與綜合素質的要求也越來越高，同時與之相關的檔案管理工作也成為了備受矚目的焦點，需要參與相關工作的管理者掌握一定的專業理論知識和醫護技能，在開展具體工作時能科學的判斷，保持理性清醒的頭腦。

1.2專業性

救死扶傷是醫院的天職，醫療行業得以持續發展的規則，也是每一位醫護人員的日常工作要求。正是因為救死扶傷這一基本工作要求，使得醫院檔案管理工作在實際開展時應充分體現出專業性，必須關注管理人員的專業態度，通過醫院的發展規則規范自身的行為。

1.3影響范圍廣

與其他行業的工作相比，醫院檔案管理人員承擔的壓力較大，因醫院本身就是一個特殊的機構，涉及到的資料信息繁瑣，管理人員在管理檔案資源的時候，往往需要耗費較大的精力，同時也需要承擔一定的責任，若是出現了檔案信息問題，則需要及時的付出代價。另外，檔案資源覆蓋面廣泛，涉及到病人和醫生等多個主體，如果在任意環節出現問題，都會直接的影響到后續的工作進程，可見其影響力。

二、醫院檔案管理模式的問題

2.1管理機構分散

醫院改革的過程中，檔案管理受到的沖擊較為明顯，除了在資源上受到一定的影響外，還在管理上產生了負面影響。很多的醫院未能及時的設立對應的檔案機構，雖然部分單位設置了相關機構，但隸屬于行政主管部門，種機構分散的情況不利于管理工作的落實。

2.2管理方法傳統

某些醫院的檔案管理方法未能及時的更新，很多都是常規的手工操作，缺少數字化和網絡手段的使用意識，影響到具體工作的管理成效。還存在著部分醫院借助于計算機落實檔案管理工作，但是僅限于編目和檢索上，以至于信息技術的優勢未能充分的體現[1]。

2.3利用服務水平低

醫院檔案部門服務方式呈現出被動的狀態，很多的檔案還是采取了封閉式坐等上門的服務理念，涉及到的范圍相對狹窄，實際運用到的方式較為單一，服務的對象過于局限，重點是為醫院內部提供借閱和復制服務，未能關注科學的溝通及交流，不利于檔案管理工作效力體現。

三、信息化在醫院檔案管理中的應用必要性

3.1可穩步提升工作效率

醫院檔案資料較為復雜，如果仍然沿用傳統的管理模式，將會影響到檔案資源的基本利用率，也會給管理工作造成負面影響。借助于信息化的手段，能夠讓文書檔案實現數字化處理的目標，可以加快信息資源的收集、整理和利用。比如，常規的檔案資料收集中，多是耗費較多的人力進行整合，除了影響到基本的工作效率外，還讓工作的質量無法保證。融入信息化的手段之后，醫院可以及時的實現可視化檢索，實現對多種信息的有序排列，保證資源的收集更加及時，提高了具體的工作效率。

3.2可促進扁平化發展

傳統實體檔案管理模式和現代信息化管理模式對比來說，傳統模式能夠實現高度中心化，使得檔案資源集中管理，實現統一的調度。但是信息化理念的科學融入，能夠保證醫院檔案呈現出扁平化發展狀態，消除高度集中所造成的矛盾。雖然傳統檔案管理有著一定的優勢，但是隨著資料的日漸豐富，信息化管理模式更勝一籌，可以讓醫院檔案資源有序整合，真正的發揮出理想的效力，為醫院的長遠發展做出積極地貢獻。

四、醫院檔案信息化管理模式的構建策略

4.1信息化組織管理

在組織管理當中提高信息化水平，主要以醫院檔案資源規劃模塊和工作分析模塊為核心，提高整體管理水平[2]。應該全面采集醫院全體人員的基本信息，包括了人數、年齡、學歷和工資等，為相關工作的開展提供可靠的數據支撐。為了能夠對檔案資源的變動情況進行分析，還要對比歷史數據nternetApplication與當前數據，得到具有說服力的結論，為工作規劃的調整與優化奠定基礎。尤其是在實際工作開展的階段，需要以上述數據信息作為參考和依據，從而使醫院每一一項工作都能有章可循，同時避免資源的浪費。在工作分析模塊的構建中，則能夠有效采集檔案資源信息，從而使資源的劃分更加具體和明確，達到統一化管理的目的，這也是后續工作實施的基本依據。

4.2信息化人員管理

人才的招聘和選拔，也是保證檔案管理工作成效的關鍵，信息化建設應該針對招聘計劃、過程和備選人才庫等要點開展。系統基礎設置需要滿足簡歷錄入、模板制作和通知記錄等需求。在人才招聘計劃的制定當中，應該以組織管理模塊數據為參考，確保該計劃符合當前及未來發展需求，保障其良好的動態性特點。為了能夠減輕管理人員在招聘環節的工作壓力，運用信息技術優化關鍵詞檢索功能，對于簡歷的篩選更具自動化與數字化特點，在面試結果的記錄上也更加便捷。合理統計招聘結果，實現對招聘環節的全面反思，實現對人才的分類管理。在人才選拔中應該以備選人才庫為依托，應對可能出現的意外情況。

4.3信息化培訓管理

加強對員工的培訓，對于提高醫院檔案管理工作整體水平具有重要意義，因此也應該推進信息化建設進程。為了能夠使新員工盡快熟悉崗位工作，應該對其予以針對性培訓，明確工作流程及操作要點，真正實現理論向實踐的轉化，從而增強員工的業務素養。對于在職員工而言，也需要進一步提高其工作能力，借助于醫院內部的專業化課程進行深入學習，適應未來崗位工作的變化情況。為了避免在培訓中出現流于形式化的問題，還應該注重考核，規劃化記錄進修情況，實現對全體員工的有效督促。合理統計和分析培訓結果，發現在培訓中面臨的問題，從而在有效反饋中改進當前工作模式[3]。

4.4信息化績效管理

為了增強工作人員的積極性和主動性，實現對員工行為的有效約束和激勵，還應該在人力資源管理中實施績效管理。在信息化建設中，需要將檔案資源的管理視作一種可靠的分析主體，將基礎內容、考核計劃和結果等為重點，真正體現檔案管理績效考核的重要性。考核周期和考核指標等屬于基礎內容的范疇，在考核計劃的制定中則應該明確考核人員、內容和等級等，確保在每一個考核環節的透明性與公平性。一旦制定了考核計劃，則后續工作則應該嚴格遵循計劃開展，實現對考核結果的深入分析，從而了解員工的工作難點，對未來工作予以針對性優化和改進。在薪酬管理和晉升中，可以將績效考核結果作為參考。

4.5信息化薪酬福利管理

薪酬福利管理涉及到員工的個人利益，因此在信息化建設中應該予以高度重視，真正滿足員工的個性化需求，增強薪酬福利制度的激勵作用。確保薪酬計算方式的科學性，使其能夠滿足醫院的整體發展要求，同時應該使每一位員工了解計算方式，防止在工作中產生不平衡心理，以增強醫院的內部凝聚力。在發放薪酬時，還要對員工的出勤情況進行全面分析，做好考勤管理的信息化建設，運用先進設備結合移動終端實施考勤，為員工帶來便捷的同時，也能夠減輕管理人員的工作壓力。增進財務管理系統與薪酬管理系統的聯系，確保在薪酬發放中更加及時和高效。

4.6信息化人事管理

人事管理具有一定的復雜性，尤其是當前醫院人事變動十分頻繁，也給管理工作帶來了較大的難度。以信息化技術為依托，構建全新人事管理體系，是提高工作效率的關鍵。應該加強電子檔案的建設，逐步取代傳統工作中人工為主的模式，為檔案的建立、存儲、查詢及調用等奠定基礎，滿足薪酬管理等工作要求。通過統計報表的制作，可以滿足可視化管理需求。在人力資源管理中應該實現集中化與統一化，明確人事管理與績效管理、薪酬管理等工作的內在關系。以eHR系統為依托實施勞動關系管理，使管理工作的手續及流程得到簡化，從而明確人事審批事項，通過分項審批的方式提高工作效率。對于人事管理工作情況，也可以通過eHR系統進行全面獲取，在勞動合同管理中防止出現較大的漏洞，以維護醫院和勞動人員的合法權益，防止法律糾紛的出現[4]。

4.7系統管理

綜合管理系統的構建，能夠增強人力資源管理的協同性，使各個子系統之間能夠實現有效銜接，有利于醫院工作效率的提升。員工能夠針對個人信息進行使用，同時為領導人員安排工作任務提供保障，使得各個部門的資源共享成為現實。在管理系統的建設中，應該結合本醫院的基本情況，包括了規模、員工數量和工作特點等等，增強人力資源管理的人性化，為人們提供更優質的服務。注重權限管理，明確不同操作人員的權限，防止重要信息被篡改，以保障人力資源信息的完整性和安全性。針對員工的部門和崗位變動情況，能夠在系統中實現快速更新，避免出現管理混亂的問題。

結語：

面對社會的高速發展，積極的推進醫院檔案管理模式的信息化已成必然的趨勢，醫院需要關注各個方面的信息化建設進程，切實落實好實際的工作，保證長遠的進步。

參考文獻

[1]張敏芝,張忠英.信息化助推檔案工作高質量發展——記昆山市第一人民醫院檔案信息化建設之路[J].基層醫學論壇,2020,24(34):4995-4996.

[2]龍東波,李寧,付鳳環,王宇.健康中國背景下公立醫院檔案信息化建設探討——以中國醫學科學院腫瘤醫院檔案信息化建設為例[J].中國檔案,2020(11):62-63.

[3]趙艷蘭.大數據時代醫院檔案發展趨勢探討——以山西醫科大學第二醫院為例[J].辦公室業務,2019(19):126-127.

[4]陳貴華,王新虹,陳燕,司洪偉.從哈爾濱“天價醫療費”糾紛看醫院會計檔案的作用和對策[J].蘭臺世界,2006(04):12-13.

作者：何偉 單位：濟寧醫學院附屬醫院