檔案信息化時代電子文件前端控制研究

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【摘要】隨著信息技術的飛速發展，檔案的整理和歸納工作變得越來越信息化。其中，電子文件的規范性是保障檔案信息化建設的前提條件。而電子文件的前端控制可以在保障電子文件規范性的基礎上，有效提高其安全性和可靠性，對電子文件的整理和歸納等操作有著極為重要的作用。因此，本文就檔案信息化時代電子文件前端控制的重要性展開分析和討論。

【關鍵詞】檔案信息化；電子文件；前端控制

一、前端控制概念及檔案信息管理的特點

（一）前端控制概述。所謂“前端控制”，就是為適應新時代背景而提出的一種文檔管理理念，同時也是用于指導實踐操作的管理辦法。實質上就是對電子文件從產生到歸檔的一個整體過程，并在此基礎上，對文件和檔案兩者的工作流程進行重組和監督，進而達到對電子文件進行超前控制和全程管理的目的。對于前端控制，有很多學者對其進行了分析和研究。2007年付雙雙發表的《高效電子文件的前端控制》中重點指出了自動辦公系統與檔案電子管理系統兩者間是相互獨立的，這也就導致各個部門在辦公中對于電子文件的管理、保存以及利用等階段很容易出現問題。因此，為了能夠有效解決這一現象，進行高效率的檔案管理，就需要實施前端控制。石玉、李肖軍于2009年發表的《電子文件前端控制理論淺析》主要對電子文件實施前端控制的必要性進行了分析，并重點強調了電子文件前端控制的重要性。2012年趙屹所發表的《基于前端控制思想的電子文件形成過程研究》中則對前端控制下電子文件管理的各環節都進行了分析，充分闡述了電子文件的具體管理過程。（二）檔案信息管理的特點。1.非直讀性。電子文件信息記錄在磁盤等載體上，它的非直讀性主要是源于電子文件的內容以數字編碼的方式，其信息具有不可見的磁疇極性，這一特性是信息記錄載體的固有屬性，是無法觀察到的。除此之外，電子文件的信息內容也可通過壓縮編碼或加密技術處理，因此，即使有相應的設備，如果不解壓、解密是不能讀取其存儲內容的。2.依賴性。電子文件對元數據和背景信息有著依賴性，這主要是取決于兩方面：其一，為了保障電子文件可以恢復到原始狀態，必須確保電子文件元數據與文件信息兩者之間的連接。其二，電子文件主要是通過網絡技術進行傳輸的，但在文件傳輸的過程中有可能會出現文件內容丟失的現象，若在此情況之下沒有采取積極措施及時對丟失的信息內容加以補充，將會直接影響到今后文件的使用。3.變化性。由于電子文件的儲存方式較多，決定了它具有一定的變化性。傳統的檔案管理一般都是靠檔案管理人員來完成，工作效率低下，因受傳統歸檔方式的限制，不便于查閱與檢索，很難充分發揮管理檔案的作用。但電子文件的出現改變了信息載體，使電子文件可以方便快捷地使用計算機進行儲存。

二、電子文件管理存在的問題

（一）電子文件缺乏完整性。雙軌制是指在文件生成和運轉的過程中，文件的電子版和紙質版與業務流程同時運行。內部文件一經接收、輸出并進入流程，各單位就能夠實施本文件管理的系統，雙軌制電子版和紙質版均可進行使用。而隨著信息技術的普及與發展，文件工作者與使用者使用雙軌制的越來越多，并以此為依托，逐漸轉向電子文件。存檔時，電子文件以紙質版本打印并一起提交，并通過相關的信息技術掃描紙質文檔形成電子文檔，這不僅浪費了紙張和硬盤的空間，也難以確保文件的真實性和完整性。（二）真實性問題明顯。所謂真實性，就是保證電子文件內容的真實性。電子文件真實性問題主要出現在以下幾點：一是檔案部門無法確定電子文件在格式轉化的過程中是否被破壞，只能保證歸檔后的電子文件不受篡改。二是電子文件內容與客觀事實是否相符，如果文件制作部門無法證明電子文件符合客觀事實和工作條件，檔案的真實性就無法保證。（三）網絡環境對電子文件安全管理帶來挑戰。在信息技術不斷發展的背景下，檔案信息化工作有了新的發展空間。為了保障辦公業務的便利，對于電子文件的管理更是運用了橫跨于多種網絡環境而形成的一套適合不同網絡環境的檔案管理系統，以便于電子文件的收集、管理和使用。另外，電子文件的管理能夠將不同網絡平臺的用戶作為一個整體連接起來，通過統一的標準提高工作效率，同時網絡還能提供高效的管理和更便利的電子文檔使用方式，但同時，文件數據的丟失或故意篡改問題也嚴重威脅著電子文件信息的安全。隨著網絡技術的不斷發展，當前不管是國外還是國內關于檔案安全的事件頻繁出現，電子文件的安全傳輸已經成為制約電子文件安全管理發展的關鍵因素。

三、電子文件前端控制的重要性

（一）確保電子文件安全可靠性。前端控制不僅能夠保障電子文件的真實性，還能保障電子文件的完整性、安全性和可讀性。電子文件與紙質版兩者有著不同特點，電子文件主要是由計算機進行操作的，可以在沒有任何痕跡之下就對文件進行增、刪、改等操作，極為方便。但在這種優勢之下，如果不對操作過程采取有效措施進行控制，也會導致電子文件的內容出現丟失現象。與此同時，信息技術的迅速發展，進一步推動著計算機等設備的迅速更新換代。在這種背景之下，如果沒有與之相關的元數據背景信息，電子文件就可能會出現難以遷移、識別、運用等狀況，從而使電子文件成為一堆廢棄無用數據。所以為避免出現這種狀況造成不可估量的損失，對電子文件進行前端控制是很有必要的。（二）保障電子文件的規范性。前端控制是在保證電子文件具備規范性的同時，確保文件管理人員能夠順利接收到文件的前提。當前，在電子政務系統、OA系統和檔案管理系統之間仍然存在著對接問題，如果不對電子文件的前端做好有效規劃和控制，就有可能會導致各單位所生成的電子文件出現不規范的狀況，而后在相關管理人員接收電子文件時，在一定程度上導致各系統無法進行端口對接，從而嚴重影響了電子文件的歸檔和整理。另外，盡管前端控制和全程管理這兩個原則已經是我國公認的電子文件管理標準，但是卻沒有完全貫徹落實。現如今，我國所售賣的大多數電子文件管理軟件也都不是基于這兩個原則而進行設計的，其實質還是在紙質文件管理方法的基礎上對電子文件進行歸檔、管理。如此發展下去，如果相關管理部門不對其采取有效措施進行管控，就有可能會導致“前端失控”，致使文件丟失情況發生。（三）提高文件歸檔效率。前端控制是提高電子文件歸檔管理效率的需要。前端控制的科學理念是在于優化管理功能，有效提高電子文件的管理效率。按照前端控制原則，電子文檔管理系統并非是對傳統紙質文檔管理系統的簡單模擬，而是本著科學、合理、高效的原則對原始文件檔案管理流程進行優化和重組，以減少或消除在整個文件管理流程中各個管理環節的重復和疏漏，進而達到更合理、高效的目的。（四）創新檔案工作模式。工作模式的創新則主要體現在業務時間提前、重組操作工作流程和固化元數據三個方面：1.業務時間提前，實際上是針對傳統型檔案管理模式而言的。在傳統型檔案管理模式下，檔案管理部門在前期需要對文件進行整理，在后期需要對檔案進行保管。而對電子文件實施前端控制就會使得檔案整理、保管的全過程更加便利，可以將文件中的數據提前輸入到系統，進而在對檔案進行有效監管。這里注重的是對電子文件的全程管理，從而縮短了電子文件從整理到歸檔的時間，使得業務效率提高。2.重組操作工作流程，主要是指在對電子文件前端控制模式之下，會促使電子文件的管理流程向文件形成的階段發生轉移，并在此基礎上按照相關的業務流程進行重組后再向更新的一種檔案化管理流程模式轉移。這一模式具有很多優勢，會使得電子文件變得更具有全面性，操作也會變得更靈活。3.固化元數據，所謂元數據其實質上就是指對文件的背景、內容、結構等方面而實施的管理過程。而在電子文件實施前端控制的過程中引入元數據的管理技術，可以有效地對文件生成到文件歸檔的整個過程中所產生的元數據進行記錄，并且完成對文件內容的固定。在文件形成后，若是對文件內容進行修改、流轉、毀損等操作，都能夠被實時記錄，這也能進一步確保文件的安全可靠性。（五）促進思想觀念的突破。在傳統后控管理觀念中，文書工作與檔案工作是相對獨立的兩個階段，即便兩者之間是有一定聯系的，但互不干涉。所以，對于檔案的管理工作人員而言，主要的工作內容就是對電子文件進行整理和歸檔，而對其他的行為不得干涉。但這一做法還是存在弊端的，倘若在文件形成階段并沒有對電子文件采取有效措施加以保護和控制，這對之后的文件整理和歸檔工作的開展會帶來一定程度上的影響。而前端控制思想就是對這一傳統做法的重大突破，它主要是把文件從生成到最后的歸檔、整理看作是一個整體過程，為了能夠進一步確保文件的真實性、完整性和可讀性而對文件的生成階段加以干涉。檔案管理人員的工作任務也不僅僅局限于對文件進行整理和歸檔，而是貫穿于文件的各個過程，總體來說，這也是一種思想觀念上的重大突破。

四、結語

綜上所述，在我國信息技術不斷發展的背景下，檔案管理工作自然也隨之進入信息化時代。而在檔案信息化的進程中，要想確保電子文件的安全性、可靠性，需要對電子文件實施前端控制，這樣可以使得檔案管理體系變得更加科學高效，同時也是傳統式的檔案管理模式向電子檔案模式轉化的重要舉措。而在對電子文件實施前端控制時，應當在轉變檔案管理工作人員的管理意識和思想觀念的基礎上，提升管理人員的專業素養，并對檔案管理的OA系統加以完善，促使管理工作人員實施密碼管理，以保障檔案的安全性。

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作者：蘇詩萌 單位：長江航務管理局檔案中心