地籍檔案資源管理實踐

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一、加強協(xié)調(diào)溝通，檔案移交達成共識

從上世紀開始，市檔案局各任領(lǐng)導(dǎo)都曾與市財稅局聯(lián)系，希望他們能將保存的時期地籍檔案移交進檔案館，但由于各種原因一直未能成功。現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)班子十分重視這一工作，緊緊抓住檔案年檢和每年檔案目標管理認定的時機做工作，動之以情、曉之以理，認真宣傳地籍檔案整合的必要性和重要性。2012年，借財稅局新領(lǐng)導(dǎo)班子上任之機，市檔案局領(lǐng)導(dǎo)再次與對方聯(lián)系，從《檔案法》的規(guī)定、地籍檔案資源整合后方便百姓查閱利用等方面加強溝通，積極爭取地籍檔案落戶市檔案館，最后雙方達成共識。同時，經(jīng)過努力，法院方面也同意將保存的地籍檔案移交給檔案館。

二、規(guī)范移交手續(xù)，檔案進館“塵埃落定”

自市財稅局同意移交檔案后，市檔案局立即著手接收前的準備工作，對地籍檔案保管狀況進行檢查摸底。在檢查中，市檔案局發(fā)現(xiàn)這批時期的地籍檔案管理未能達到規(guī)范化要求，需要進行接收前的重新整理。經(jīng)與財稅局再三商定，最終確定由兩家單位共同出資出力進行，財稅局出資采購必要的檔案用品和雇請整理人員，檔案局負責(zé)檔案整理的具體指導(dǎo)。經(jīng)過2個月的奮戰(zhàn)，將1385卷地籍檔案裝入專門定制的檔案卷盒，并以戶為單位將這些地籍檔案信息全部錄入電腦，共著錄檔案目錄27萬條。檔案整理完工后，雙方履行了檔案交接手續(xù)，原保存在市財政局的地籍檔案正式移交給市檔案館。同月19日，市法院也向市檔案館移交了有關(guān)地籍檔案。地籍檔案接收進館后，市檔案局立即對地籍檔案進行了搶救保護，其中的破損和霉變部分被一一修裱。

三、整合檔案資源，查閱利用方便快捷

整合地籍檔案資源的主要目的是為了方便老百姓的查閱利用。市檔案館在地籍檔案接收進館后，立即制定了相應(yīng)的查閱制度，并在《溫嶺日報》和檔案網(wǎng)站上進行了大幅度的宣傳報道；同時為提高查檔效率并減少提供利用時對檔案原件造成的損傷，市檔案館對原先館藏中的6000多張地籍圖紙進行了掃描加工，以數(shù)字形式對外提供利用；在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中建立民國地籍檔案與地籍檔案的對應(yīng)關(guān)系，并利用電腦進行科學(xué)管理。

對民國時期與時期的地籍檔案資源進行整合，在使檔案資源完整性得到保證的同時，大大方便了老百姓的查閱利用。自此，人們只需到市檔案館就可以查閱所需的地籍資料。采用現(xiàn)代化手段對地籍檔案實行統(tǒng)一管理和利用計算機進行檢索后，只需幾分鐘就能查到所需檔案。據(jù)統(tǒng)計，自2012年7月2日地籍檔案進館至8月31日，市檔案館共接待100多人次的查閱利用，檔案的查準率和查全率明顯提高，受到查檔用戶的一致好評。

作者：許新顏單位：溫嶺市檔案局