醫院檔案管理分析

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摘要：辦公自動化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質量。管理人員可以利用信息化和自動化特征，開展后續的管理，為決策人員在進行決策的時候，提供有力的參考依據。非專業性的檔案管理人員從事這一項工作，他們自動化意識淡薄，缺乏基本的操作技能，無法熟練應用相關的檔案管理系統，這就使得辦公自動化環境下的檔案管理難以有序開展，提升醫院檔案管理人員的專業素質是實現辦公自動化、信息化的關鍵。本文主要分析辦公自動化環境下醫院檔案管理。

關鍵詞：辦公自動化；醫院；檔案管理；有效措施

我們處于一個信息技術高速發展的時代，隨著科技的進步，很多行業走上了辦公自動化的道路，辦公自動化能夠實現高效的信息整合，促進資源共享和信息交流。醫院檔案管理工作在醫院的日常工作中一直都處于十分重要的地位，傳統的管理模式只是依靠人工進行管理，很容易出現問題，這使得檔案管理效率極低，難以滿足當前的發展趨勢，引入信息技術，開展自動化的檔案管理，不僅可以確保檔案管理的安全性，還可以提升管理的質量。

一、醫院檔案管理實現辦公自動化的必要性

隨著科技的發展，辦公自動化成為了一種必然趨勢，很多醫院為了緊跟時展的潮流，在自身的管理方面做出了調整，對于管理理念和管理方式、管理目標等進行了重新的定位。醫院的檔案管理工作處于這一背景下，也應該做出改變，積極迎合時展的趨勢，做出創新，引入信息技術管理體系，實現高效的檔案管理目標。現階段，很多醫院都處于轉型的關鍵時期，管理理念以及管理方式的革新，能夠給醫院帶來新的生命力，辦公自動化的引入，可以有效提升工作效率，信息化、自動化進程的推進，可以應用現代化的信息管理技術以及計算機管理技術，實現信息之間的交互，促進資源的合理共享。辦公自動化的檔案管理相較于傳統概念中的檔案管理來講具有很強的高效性，在一定程度上可以減輕檔案管理人員的工作負擔，辦公自動化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質量。管理人員可以利用信息化和自動化特征，開展后續的管理，為決策人員在進行決策的時候，提供有力的參考依據。很多醫院都在進行信息化的改革，信息化水平以及辦公自動化程度的高低嚴重制約著醫院的發展，自動化和信息化的加強是提升醫院綜合競爭能力的關鍵，辦公自動化的檔案管理不僅可以提升檔案管理工作的效率，還可以避免傳統檔案管理工作中出現的失誤，因此，推動醫院檔案管理的辦公自動化進程，對醫院今后的發展有著十分積極的影響。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點分析

1.工作時效提高。辦公自動化環境下，由于進入到新時期，醫院檔案管理工作在具體開展過程中，其整體功能、作用等都有了明顯的變化，醫院檔案管理工作在具體開展過程中，由于涉及到的因素條件相對比較多，比如人事檔案、會計、病例資料等這些都是醫院內部非常重要的檔案內容。這些檔案內容不僅涉及到醫療、教學、財務等各個環節，而且對醫院的整個運行將會直接產生影響，所以必須要重視起來。辦公自動化系統在構建和具體應用過程中，對醫院內部各部門相互之間的職能作用、人員以及業務流程等都帶來了一定的影響。通常傳統的人工操作方式在提出以及具體應用過程中，其整體限制影響相對比較大。但是在辦公自動化的影響下，這種人工操作的限制被打破，檔案管理工作可以以一種更加合理、科學的方式進行，無論是在信息資源的檢索、分析和研究方面都會更加便捷。2.對管理人員的挑戰。辦公自動化在醫院內部檔案管理工作具體開展過程中的應用，通常情況下是將計算機、網絡作為運作的基礎。在與當前醫院檔案管理工作開展現狀進行結合分析時，發現當前現有的現代化辦公設備數量相對比較多，同時現有的檔案儲存格式也逐漸朝著更加多樣化的趨勢發展。這種發展形勢，不僅可以對工作人員的各項業務、技術的具體操作以及專業技能水平等，都提出了全新的要求，其根本目的是為了保證醫院檔案管理工作可以有序開展，滿足醫院日常管理等各個環節的個性化要求。各環節工作的創新、優化，必須要有對應的新型技術來給予支持，傳統的工作經驗已經無法滿足實際要求，所以必須要對新型技術手段進行掌握和利用，才能夠保證檔案管理工作的有效落實。雖然在無形當中對檔案管理人員提出的要求有所提升，但是也是人員自身綜合素質、專業技能水平可以得到有效提升的重要措施，有利于實現檔案管理的專業化。3.檔案管理應當建立標準。自動化主要是將標準化目標作為基礎。檔案管理工作在具體開展過程中，標準化是實現自動化的必要前提條件。辦公自動化在具體應用過程中，本身就是一項非常龐大的工程項目，所以在實踐中必須要有對應的科學依據作為支持，同時，還要保證檔案工作業務標準在制定和具體應用過程中的有效性。這樣不僅可以滿足當前辦公自動化在發展過程中的基本要求，而且還可以提高醫院檔案管理水平。4.醫院檔案儲存方式的多樣化。辦公自動化環境影響下，醫院檔案管理工作在具體開展過程中，其自身的整體方式有了非常明顯的變化趨勢，其已經逐漸從單一的方式，朝著紙質發展趨勢轉變。同時，在整個發展過程中也在逐漸朝著文本、圖像等領域發展，這樣不僅可以從根本上促使其儲存檔案的空間可以得到有效控制，而且還可以在實踐中不斷擴大檔案在儲存管理過程中的基本范圍、內容。通過這種方式在其中科學合理的利用，有利于保證檔案信息的完整性，同時還可以在實踐中延長檔案壽命，提高檔案的整體利用率。除此之外，現有的載體儲存方式在實際應用過程中，不僅可以實現快速、有效的讀取、傳遞，而且不會輕易損壞，具有非常強的穩定性特征。5.實現范圍內信息共享。辦公自動化在醫院檔案管理中的提出以及落實，在多個部門中都可以實現高效、合理的利用，有利于保證檔案管理工作的有序開展，同時還可以保證檔案利用率的提升。在與當前醫院檔案管理工作開展現狀進行結合分析時，發現各科室是醫院綜合檔案管理中的傳統場所，檔案是否可以實現完整、高效的利用，與其具有密切的聯系。而計算機技術的提出以及在辦公自動化環境下的引進和利用，可以將計算機技術的作用和價值充分發揮出來。通過該技術在其中的應用，不僅可以實現檔案管理的標準化、規范化，而且還可以保證檔案可以實現有效的分類管理，保證儲存的效果。在保證檔案管理整體利用率有所提升的基礎上，可以保證各類檔案信息在查找時的便捷性、高效性。這樣不僅可以打破空間、時間、地域等因素的限制影響，而且還可以在規定的范圍內實現信息的共享和高效利用。其他各部門在日常工作過程中，對應的工作動態、檔案管理信息現狀等，都可以直接以網絡的形式實時有效的傳播。除此之外，辦公自動化系統在構建和具體應用過程中，可以對文件歸檔起到良好的規范化管理，同時還可以保證現有的管理流程、審批權限等各環節得到有效控制，為醫院檔案信息的真實性、保密性提供保證。由此可以看出，對于新時期背景下的醫院檔案管理工作而言，辦公自動化的利用，不僅可以實現檔案管理與時俱進的改革和創新發展，而且還可以提高管理效率和質量。

三、醫院檔案管理存在的問題分析

1.檔案管理人員素質普遍較低。很多醫院沒有認識到檔案管理工作的重要性，認為檔案管理只需要簡單做好簡單的信息記錄和檔案分類、整理就足夠了，因此，在檔案管理上所投入的人力和物力的嚴重不足，所聘請的檔案管理人員大多數都是一些沒有接受過相關專業培訓的人，甚至是聘請兼職人員來進行檔案管理工作。基于這種現狀，很多醫院的檔案管理工作是十分混亂的，經常會出現信息的遺漏以及記錄的不到位，還有可能出現檔案記錄的不全面，分類不夠細致、工作交接比較混亂等問題，使得醫院的檔案管理或多或少出現一些問題。正是由于這樣非專業性的檔案管理人員從事這一項工作，他們自動化意識淡薄，缺乏基本的操作技能，無法熟練應用相關的檔案管理系統，這就使得辦公自動化環境下的檔案管理難以有序開展，在一定程度上還會損害醫院的利益。2.檔案管理體系較為混亂。我國大多數醫院對于檔案管理的不重視以及專業性人才的缺乏，使得檔案管理體系十分混亂。很多醫院的檔案管理無法發揮出檔案管理本身的作用。醫院的檔案資料數量和種類繁多，在整理的過程中需要進行嚴格的分類，大到各個科室，小到各個環節，這些信息都需要進行準確的分類，這樣才能夠在最大程度上節省有效時間。然而檔案管理體系的混亂，導致很多時候，我們在尋找信息的時候需要耗費大量的時間，這對醫院各項工作的有序開展是極其不利的。管理體系的混亂，嚴重制約著檔案管理工作自動化進程的開展，在很大程度了阻礙了醫院的進一步發展。3.檔案管理信息化程度較低。信息化時代的到來，使得很多行業都在朝著信息化的趨勢邁進，處于辦公自動化的環境下，醫院的檔案管理工作必須要實現信息化的管理，才能夠滿足當前變革的趨勢。很多醫院受到自身經濟實力以及員工素質等內在因素和外在因素的限制，檔案管理信息化的程度較為欠缺，有些醫院雖然認識到了檔案管理自動化改革的必然性，也引進了相關的自動化信息設備，卻沒有將這些設備真正的利用起來，無法將檔案管理信息化落到實處，使得辦公自動化進程受到了嚴重的阻礙。

四、辦公自動化環境下醫院檔案管理的有效措施

1.提升檔案管理人員的專業素質。檔案管理工作具有一定的難度，如果只是依靠一些非專業人員或者是兼職人員來擔任這項工作，就難以進行有效的檔案管理。醫院檔案管理的工作量巨大，工作難度不低，并且檔案管理在醫院的日常工作中發揮著至關重要的作用，醫院檔案管理信息化進程的高低嚴重影響著各個科室工作的開展情況。醫院必須要認識到引入檔案管理人才的重要性，可以加強和高校之間的合作，培養出更多專業能力較強的技術型人才，為醫院今后的檔案管理工作引入新鮮血液。醫院需要組織檔案管理工作人員進行相關的學習，提升他們對于檔案管理工作重要性的認識，提升檔案管理工作人員的職業素養，讓他們具有較高的責任心，醫院可以制定嚴格的檔案管理人員選拔機制，選擇一批高素質、高水平的專業性人才來擔任檔案管理工作。在檔案管理人才的任用過程中，必須要選擇專門的人員，不能出現兼職或者是聘請一些檔案管理團隊，除此之外，還需要針對不同科室的實際情況進行檔案的建立和管理。這樣才能夠滿足辦公自動化的發展趨勢，切實提升檔案管理人員的綜合素質，醫院要定期組織檔案管理人員進行相關的學習，及時更新他們的知識體系，為他們介紹新的檔案管理技術，進而提升醫院的檔案管理水平。2.構建檔案管理信息化的設備和體系。醫院只有做好檔案管理信息化的工作，才能夠保證日常工作的正常運轉，當前醫院的發展必須要始終以信息化和技術化為依托，進行不斷的改革和創新，只有將信息化技術應用在檔案管理工作中才能夠使得檔案管理發揮出本身的作用。檔案管理信息化的開展必須要建立在完整的信息化體系之上，醫院必須要加強檔案管理信息化建設，及時補充相關的信息化設備，將辦公自動化和檔案管理有機的結合起來。醫生在診斷的過程中，可以利用大數據、互聯網等信息化技術，自動生成患者的信息和檔案，能夠將這些內容直接輸入到檔案管理系統之中，這樣才能夠在最大程度上確保信息的完整性，還可以提升檔案分類整理的工作效率，實時化的信息傳播，可以實現檔案資源的共享，在患者就診的時候，可以幫助醫生快速了解患者的病例。醫院在信息化體系的構建過程中，需要及時進行信息化設備的更新，對于受損的設備要及時維護，可以適當加大在信息化方面的資金支持力度，引入相關的高素質和高水平信息化技術人才。醫院檔案保存完整，在很大程度上可以為我國的醫療事業做出貢獻，能夠為相關的科研提供參考依據，促進我國醫療水平的穩步提升。3.健全相關的檔案管理制度。我國很多醫院對于檔案管理工作認識的較為欠缺，使得檔案管理水平較低，甚至有一部分醫院認為檔案管理工作可有可無，導致檔案管理工作的相關制度不夠完善。缺少了制度的保障，難以形成有效的檔案管理體系，因此，積極完善檔案管理工作制度，是當前醫院檔案管理的前提，只有通過強有力的制度對員工進行約束，規范員工的工作內容和管理方式等，才能夠促進醫院的發展。在檔案管理制度的制定過程中必須要考慮到各個部門之間的相互作用，必須要做到互相制約、互相平等，這樣才能夠實現醫院檔案管理工作的標準化和一體化。在辦公自動化的過程中，需要考慮到檔案管理的精準性和高效性，可以制定統一的業務標準，在此基礎上，還需要提升檔案的分類標準，可以進行詳細的編號或者是歸類，確保在今后需要查閱的時候，能夠快速找到相關的資料。對于在檔案管理中出現原則性失誤的人員，可以按照檔案管理的相關制度進行處理，這樣才能夠確保檔案管理體系的平穩運行，促進醫院的有序經營和進一步發展。

五、結束語

綜上所述，在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理分析是十分有必要的。當前我國已經進入了辦公自動化時代，醫院檔案管理工作也需要緊隨著一趨勢，才能夠得到更好的發展，醫院檔案管理中的存在的問題，不僅制約著醫院的發展，還影響著社會的進步，在此時，提升醫院檔案管理的效率顯得尤為重要。只有打造高效、實用的檔案管理體系，才能夠為我國的醫療事業做出貢獻，為人人民群眾提供強有力的醫療保障。

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[3]劉念奇.辦公自動化環境下醫院檔案管理分析[J].決策與信息(中旬刊)，2016

[4]劉茂祥.辦公自動化環境下醫院檔案管理分析[J].辦公室業務，2017

作者:劉艷華 單位:濟寧市婦幼保健計劃生育服務中心