高校圖書館檔案優化管理新思路探索

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摘要：本文主要圍繞高校圖書館檔案優化管理展開研究，通過分析當前圖書館檔案分類的依據和不同類型檔案存儲引用的意義，結合當前圖書館檔案管理工作開展過程中出現的問題，從圖書館管理人員觀念轉變、構建數字化目錄、數字化全文和數字化管理團隊等角度出發，探究在新時期圖書館檔案管理優化和數字化建設相結合的措施，推動高校圖書館檔案優化管理工作按規定方式開展，不斷提高其工作質量，為高校師生提供更高質量的服務。

關鍵詞：高校圖書館；檔案；優化管理；思路分析

高校圖書館為學生提供了海量的學習資源和高質量的信息服務，對幫助大學生更好地閱讀、更好地學習具有重要意義。在新時期社會發展過程中，高校圖書館也應當順應時展步伐，不斷進步，這樣才能提高其管理水平，更好地為學生服務，在當前數字化發展迅速的背景下，高校圖書館檔案管理工作也應當沿數字化方向發展，特別是在管理稀有文獻等資料時，應當引入數字化圖書館模式，既可以方便學生閱讀，也可以避免因為學生頻繁接觸資料而導致資料受損，實現雙贏的目的。

一、高校圖書館檔案分類策略和對應價值

高校圖書館涵蓋了多樣化的學習資料和與學校相關的人事資產、統計數據、業務信息、黨群信息和資源建設檔案等數據，既可以為高校發展決策提供對應的數據支撐，也可以為教師晉升等提供必要的數據，為各項工作正常開展提供支持。為此，高校圖書館建設過程中，必須加強對檔案分類工作的重視，結合不同檔案的特點和使用方向進行分類，可有效提高檔案管理質量，特別是在新時期數字化迅速發展的情況下，為保障檔案管理質量，可以在檔案管理工作開展過程中，引入大數據的相關內容，提高其檔案管理水平。在高校圖書館檔案管理過程中，不同檔案都具有其必要的使用價值，例如人事檔案主要記錄與教職工入職培訓和學歷以及晉升等相關的材料，同時還涵蓋了員工錄用合同和年度考核等參考信息。而行政檔案更多是記錄與學校相關的會議通知及其他相關行政資料。高校圖書館管理人員在進行檔案管理的過程中，必須加強對檔案類別和保密級別的重視，結合高校師生對檔案的需求，即學校自身發展要求，明確不同檔案的保密等級，部分檔案進行保密處理，而部分當然可以對外，方便師生使用。受到新時期數據爆炸式增長的影響，高校圖書館發展過程中也會產生大量的紙質檔案，而該類紙質檔案需要使用較多的存儲空間，并嚴格按照儲存條件進行存放，可能會導致檔案出現不同程度的損壞，高校檔案管理人員要結合無紙化辦公理念和數字化圖書館建設方案等，及時對相關數據文件進行電子媒介處理，使其實現從紙質版到數字化的跨越，不僅可以減少紙質版資料存放需要使用的空間，也可以更好的管理各類數據，實現真正的數字化管理目標。

二、高校圖書館檔案管理新策略

1.樹立管理新觀念，完善管理體系。任何工作在開展過程中都應當有明確的制度指引，這樣才能保證各項工作按照規定順利開展，避免在工作過程中出現越線以及不規范操作等問題，可有效提高工作執行力度。為此，高校圖書館檔案管理工作開展過程中必須加強對新的管理體系的重視。相關人員必須及時轉變自身觀念，結合數字化圖書館建設歷程和大數據等信息化發展手段，明確傳統管理工作存在的問題，并及時學習新技術，改善自身對圖書館檔案管理工作的觀念，推動管理者進行圖書館檔案管理改革，使其向數字化、信息化方向發展。高校圖書館管理者必須及時完善圖書館檔案管理體系，結合日常工作和固定時間點工作等不同工作的特點，制定對應的管理策略和管理規范。在該過程中，高校圖書館檔案管理者要加強對檔案法等相關法律的重視，以國家規范的方式開展圖書館檔案管理體系制定工作。同時，高校圖書館管理人員必須對高校圖書館發展情況和師生對圖書館的需求等進行綜合的考慮分析，在此基礎上，制定符合圖書館檔案管理新時期發展思路的管理體系和管理方法，保障圖書館后續管理工作可以按照新制定的管理體系執行，避免出現體系和實際情況不相符等問題。高校圖書館相關負責人也應當加強對管理人員思想轉變等工作的重視，結合管理人員的觀念特點，及時向其說明數字化圖書館建設的優點，使其對當前圖書館的發展情況和師生意見等形成充分的認識，在此基礎上開展后續工作，而有效提高圖書館檔案管理新體系的工作質量。2.轉變工作人員思想，提高其管理執行力。高校圖書館管理人員是高校檔案管理體系的執行者，也是與師生的直接接觸者，其對新圖書館檔案管理體系的接受程度在一定程度上決定了該管理方式的推廣效果。為此，高校圖書館管理人員等必須加強對工作人員態度轉變的重視，通過對其進行宣傳培訓，使其認識到圖書館管理創新的重要性，在此基礎上，對圖書館各類文件進行合理梳理，引導其以更為規范化的方式存儲，方便數字化讀取工作順利開展。管理人員也應當加強對特殊文件特殊處理等工作的重視，結合不同文檔存儲的特點，安排專人對其負責的檔案進行管理，并定期召開會議，引導其分析當前檔案管理工作提出的問題，并結合圖書館檔案管理體系發展不同階段的需求，其實對檔案管理策略進行調整，不斷提高檔案管理質量。圖書館相關人員必須加強對檔案管理工作推陳出新的重視，結合圖書館的發展要求和自身工作特點等，及時提供給管理人員已好的建議，推動圖書館檔案管理工作以更為積極有效的方式開展。3.開展圖書館檔案目錄數據庫建設。高校圖書館建設過程中必須加強對檔案目錄索引建設工作的重視，結合高校圖書館建設對檔案目錄的要求，及時對各類檔案的目錄進行處理，使得工作人員可以按照規定開展目錄的數字化錄入工作，后續師生在查找檔案資料的過程中，只需要通過數字化程序對目錄進行索引，即可找到相關檔案的存儲位置，大大提高了檔案信息的查詢效率，查詢過程中出現錯誤的幾率也隨之下降，高校圖書館整體運營水平隨之提高。在該過程中，高校圖書館管理人員必須加強對檔案目錄制作規范性的重視，結合檔案數字化檢索的相關要求，定期開展目錄更新和檔案目錄梳理工作，保障后續工作以合理方式開展。同時，高校也應當配合圖書館工作人員進行目錄數據庫的收集工作，幫助其及時明確各類檔案信息的存儲位置和存儲方案，在此基礎上開展數字化檔案轉型建設，更好地滿足高校師生對圖書館檔案管理目錄索引的要求。在該過程中，高校圖書館必須明確自身檔案管理的基本情況，結合高校圖書館的發展需求，引入更為全面的數據信息庫進行檔案目錄索引制作工作。通過將高校圖書館目錄數據庫與高校圖書館原有的存儲策略相結合，可以及時錄入與行政管理、業務信息和人事等相關檔案的目錄，高校師生在查詢過程中出現的問題也會隨之減少。此外，高校圖書館建設過程中必須加強對圖書館內管理分級制度的重視，結合不同檔案的特點和圖書館管理規定進行分級管理，幫助工作人員更好的認清自己的工作職責，在此基礎上開展工作，出現問題的幾率隨之下降，圖書館檔案管理的規范性隨之提高。4.構建高校圖書館檔案全文數據庫。在高校圖書館檔案目錄數據庫建設工作結束之后，工作人員應當結合師生的需求和圖書館數字化建設情況，及時開展檔案全文數據庫建設工作。該工作主要針對一些不易保存和容易受損的紙質版文件，通過數字化錄入等方式實現數字化存儲，師生可以通過調取云端數據的方式觀看相關內容，找到與自身工作學習相關的資料，同時還可以減少對資料的損壞，對保障各類資料的存儲質量具有重要意義。在該過程中，高校圖書館工作人員必須加強對自身數字化技術使用熟練程度的重視，從特定分類出發，結合其檔案特點，及時開展全文數據庫錄入工作，必要時還應當對原始文件進行處理和美化，保障文件的閱讀質量，全文數據庫建設過程中出現的問題也會隨之減少。在該過程中，高校圖書館必須加強對館內文件存儲情況的重視，在檔案目錄數據庫的幫助下，及時找到對應文件的存儲位置，結合不同文件的時間和相關性等開展全文數據庫錄入工作，保障高校師生在使用檔案全文數據庫的過程中，可以及時搜索到與所尋找檔案相關的內容，保障檔案的層次性。同時，高校圖書館也應當加強對相關檔案使用頻率的重視，結合師生的使用需求和不同檔案的特點等進行綜合性的梳理，打造特色化的檔案信息資源，既可以方便師生檢索，也可以更好的服務師生需求，對打造高校特色圖書館檔案數據庫具有重要意義。5.提高高校圖書館數字化檔案管理力度。高校圖書館開展數字化檔案建設工作是時展的必然趨勢，不僅可以提高相關圖書檔案的使用頻率，也可以方便師生以更為快捷的方式進行查詢，對保障高校師生的檔案使用需求具有重要意義。高校圖書館管理人員在開展數字化檔案建設的過程中必須明確數字化檔案建設的意義，結合檔案數據信息的管理需求和不同方式下的檔案管理效果進行綜合處理，選擇最為優質的檔案管理方式開展檔案管理工作。高校相關部門也應當加強對高校圖書館建設工作的支持，在高校官網頁面提供高校圖書館檔案管理專欄等索引，將保密級別相對較低，可以公開的材料直接公布到官網上，既可以方便師生查詢，也可以為外界人員了解學校提供必要的數據支持，對提高高校圖書館形象和高校形象具有重要意義。該方式也可以增加高校師生和相關人員對高校圖書館檔案數據庫的關注，明確高校圖書館檔案索引步驟，對推動高校圖書館檔案管理工作推廣發展具有重要意義。高校管理人員也應當注意，高校圖書館信息建設工作并不是一蹴而就的，特別是在數據化、信息化建設過程中，可能會受到網絡層面的攻擊和破壞，導致高校圖書館檔案管理工作陷入停滯。在該過程中，高校圖書館工作人員必須加強與技術人員等的聯系，建立高校圖書館檔案數據庫安全保障系統。在該系統的保障下，在發現有人惡意損壞圖書館檔案數據信息等情況時，系統可以及時報警通知高校圖書館管理人員，工作人員可以在最短時間內恢復相關內容，同時找到惡意損壞圖書館檔案資源的人并對其進行處理，可有效保障高校圖書館數字化檔案資源不受損，高校圖書館檔案信息的可靠性也隨之提高，可以為師生提供更好的服務。6.提高檔案管理人員綜合素質。高校圖書館檔案管理工作并不是一蹴而就的，在該過程中要進行逐步的科學規劃。同時也需要檔案管理人員進行配合，這樣才能保障數字化檔案建設工作順利開展。為此，高校圖書館必須加強對管理人員綜合素質提升工作的重視，結合高校圖書館數字化檔案建設工作不同階段的需求，組織檔案管理人員參加數字化培訓，豐富高校圖書館工作人員在數字化方面的各項知識，同時輔之以必要的實操演練等，提高工作人員的操作能力，這樣才能推動高校圖書館數字化檔案建設工作朝預定方向發展。在高校圖書館檔案數字化建設工作開展過程中，圖書館負責人和學校相關人員應當及時安排專家講座和專業人員分享交流會等，定期帶給圖書館工作人員以數字化發展的新知識，使其認識到數字化發展的新潮流，將數字化發展和圖書館檔案管理建設工作結合起來，不斷豐富其知識儲備，并提高其對數字化技術的接受能力。為避免出現應付等現象，高校圖書館負責人在組織專家講座和相關培訓的同時，還應當安排專門的人員對工作人員的學習情況進行考核，必要時安排考試晉級，將考試結果和員工的考評等結合起來，可以形成正向激勵，督促員工以更為積極的姿態參與到學習過程中，及時與專家溝通相關問題，可推動問題快速解決。隨著高校圖書館工作人員學習時間增長，其對數字化技術和高校圖書館檔案管理，數字化建設等的了解將會更加深入，對圖書館檔案優化管理方案的接受程度也會隨之提高，到后期，工作人員會主動學習與數字化相關的技術，同時還會尋找相關資料，用以自身發展提高。隨著時間發展，高校圖書館檔案數字化管理建設和工作人員數字化學習將會基本實現步調一致檔案管理工作開展過程中遇到的問題將會越來越少。在該過程中，圖書館管理人員可以組織相關人員組成領導監督團隊，定期對員工的數字化技術掌握情況進行檢查，使得工作人員進一步明確領導對圖書館數字化建設工作的重視，也可以起到督促圖書館工作人員學習的效果，對提高圖書館檔案管理水平具有重要意義。

高校圖書館檔案建設工作在發展過程中面臨諸多問題，不同問題的處理方式也存在差異，為保障高校圖書館檔案管理工作在新時期發揮更大的作用，高校圖書館負責人和相關人員必須加強對數字化轉型和工作人員工作素質提高等的重視，結合圖書館發展實際情況和數字化技術在圖書館檔案管理工作中的具體應用，推動高校圖書館檔案數字化目錄、數字化全文構建工作順利開展，同時對工作人員進行以必要的指導，打造新時期高素質的數字化圖書館工作團隊，不斷提高高校圖書館檔案管理質量，更好地服務師生。

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作者:張雪芳 單位:廣東工商職業技術大學