計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究

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【摘要】計劃生育檔案工作歸屬于國家檔案事業(yè)，在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的新形勢下，信息技術(shù)影響著檔案管理和建設(shè)事業(yè)。以信息技術(shù)為支撐，在實(shí)際工作中發(fā)揮創(chuàng)新精神，走信息化建設(shè)的道路，使計劃生育工作適應(yīng)新時展的需要。本文主要分析計劃生育數(shù)字化建設(shè)存在的問題，并基于檔案管理數(shù)字化建設(shè)思路，提出可行性策略。

【關(guān)鍵詞】計劃生育；檔案管理水平；數(shù)字化建設(shè)；措施

一、計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題

人口控制工作對我國計劃生育有重要意義，而計劃生育檔案管理的文字資料則對計劃生育基本國策的貫徹提供重要參考。當(dāng)前計劃生育檔案管理工作正在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，工作推進(jìn)中出現(xiàn)了以下問題：（一）沒有設(shè)置計劃生育檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。計劃生育工作崗位人員頻繁調(diào)動，沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)對計劃生育檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，檔案管理工作缺乏績效考核，管理工作效率低下。很多基層的計劃生育檔案管理人員在數(shù)字化建設(shè)過程中沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)直接上崗，一方面操作技能不熟練導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平不高，影響計劃生育工作的順利開展。另一方面，對計劃生育數(shù)字化管理的重要性認(rèn)識不足，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的意識差，很難適應(yīng)數(shù)字化管理。（二）數(shù)字化建設(shè)管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理制度。計劃生育檔案管理標(biāo)準(zhǔn)還沒有統(tǒng)一的規(guī)范，尤其在數(shù)字化建設(shè)過程中對檔案管理缺乏系統(tǒng)要求和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各地的計劃生育數(shù)字化檔案管理工作各自為政，沒有統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理。計劃生育單位管理制度不完善，沒有明確的職責(zé)規(guī)定和職能要求，且外調(diào)的工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)，權(quán)責(zé)不明的情況下，對檔案管理的數(shù)量、存儲、使用、保密意識不到位，發(fā)生問題時一般難以找出負(fù)責(zé)人。（三）基層檔案管理數(shù)字化建設(shè)缺乏資金支持，數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后。長期以來，我國對檔案管理工作重視不足，政府的資金支持有限，這也是計劃生育檔案管理工作的最大制約瓶頸。數(shù)字化建設(shè)需要技術(shù)支持、軟硬件設(shè)備、專業(yè)人才等要素的投入，經(jīng)費(fèi)投入不足直接導(dǎo)致設(shè)備采購出現(xiàn)困難，難以為規(guī)范化、科學(xué)化的數(shù)字管理提供支持。且很多地區(qū)計劃生育檔案數(shù)字化管理中對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)滯后，一些部門根據(jù)要求建立起了不同規(guī)模的數(shù)據(jù)庫，但與檔案軟件的結(jié)合不夠緊密，很多時候數(shù)據(jù)庫成為信息孤島，無法建立不同區(qū)域、不同層級數(shù)據(jù)資源共享的平臺，檔案資源的利用率較低，很多時候，檔案管理人員仍需繁雜操作，整體檔案管理水平不高。

二、計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作思路

（一）數(shù)字化建設(shè)要服務(wù)于計劃生育現(xiàn)代化發(fā)展。計劃生育管工作也應(yīng)該適應(yīng)無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)信息化、自動化，借助國家獎勵扶助信息平臺、人口信息核查系統(tǒng)、人口宏觀管理和決策信息系統(tǒng)等信息平臺，提高計劃生育檔案工作的科學(xué)性、規(guī)范性和管理效率。數(shù)字化管理與現(xiàn)代化結(jié)合，通過檔案管理部門的統(tǒng)一籌劃，協(xié)調(diào)運(yùn)作，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)平穩(wěn)有序進(jìn)行。（二）數(shù)字化建設(shè)要朝著網(wǎng)絡(luò)化管理體系方向推進(jìn)。目前，計劃生育檔案管理工作形成了以人口和計劃生育檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、人口計生局以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)新政村工作小組的多級管理工作體系，分別從事計劃生育的主持、籌劃和落實(shí)工作。在計劃生育數(shù)字化管理的過程中構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，將實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的工作效果。對應(yīng)各工作體系形成計生檔案管理網(wǎng)路體系，提供管理效率，使檔案管理工作更加便捷、多樣。（三）高素質(zhì)專業(yè)人才為數(shù)字化檔案管理工作提供支撐。數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)施和創(chuàng)新對檔案管理人員具有一定的要求，高素質(zhì)專業(yè)人才是建設(shè)和實(shí)施管理工作質(zhì)量高低的關(guān)鍵影響因素。形成以數(shù)字專業(yè)人才為支撐的檔案管理，開展內(nèi)部培訓(xùn)，以優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平。也可以通過聘用高素質(zhì)管理人才為數(shù)字化檔案工作提供人才保障。

三、計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)新策略

（一）提高數(shù)字化創(chuàng)新意識。很多時候管理工作推行和實(shí)施效果受人員意識水平的制約，認(rèn)識到意識創(chuàng)新的重要性，能夠調(diào)動計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的效果。且能夠激發(fā)工作人員對計生檔案管理工作的創(chuàng)新思考，增進(jìn)理解和認(rèn)識。數(shù)字化創(chuàng)新意識的提高要通過大力度的宣傳，營造計劃生育管理工作的文化環(huán)境，通過在工作人員群體中宣傳、會議動員、講座等活動，提高人員對檔案管理數(shù)字化建設(shè)重要性的認(rèn)同感，確保數(shù)字化創(chuàng)新工作的順利開展。（二）建設(shè)規(guī)范的檔案管理制度，為數(shù)字化建設(shè)提供制度保障。檔案管理部門對計劃生育檔案管理工作制度應(yīng)該加強(qiáng)審視，對以往工作中導(dǎo)致檔案管理工作落實(shí)不到位的、存在疏漏的制度進(jìn)行規(guī)范，并結(jié)合數(shù)字化建設(shè)工作，制定信息化檔案管理的制度，規(guī)范不同崗位人員的管理行為，確保檔案資源的真實(shí)性，提高工作效率，為數(shù)字化建設(shè)打下重要基礎(chǔ)。（三）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理專業(yè)隊伍。內(nèi)部培訓(xùn)是提升計劃生育檔案管理部門工作人員服務(wù)技能的最直接路徑。長期從事計劃生育檔案管理工作的內(nèi)部人員要配合部門培訓(xùn)工作，主動適應(yīng)數(shù)字化管理的需求，提高自身知識和技能水平，與時俱進(jìn)。檔案管理部門通過專家講座、座談會等方式為內(nèi)部人員提供知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級并使技能得到提升的平臺，確保數(shù)字化建設(shè)工作順利開展。（四）檔案資源虛擬化，做好情報管理。計劃生育檔案作為一種重要的情報資源，應(yīng)通過數(shù)字化建設(shè)提高資源虛擬化。虛擬化便于實(shí)施服務(wù)器對檔案資源的集中處理，提高服務(wù)器的管理效率，降低管理成本。此外，通過虛擬檔案資源可以將圖書館公共平臺進(jìn)行連接，便于檔案資源的有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，并提升計劃生育管理實(shí)施、管理系統(tǒng)創(chuàng)新和管理模式的創(chuàng)新。此外，數(shù)字化建設(shè)為檔案資源的高效情報管理提供基礎(chǔ)，借助先進(jìn)的數(shù)碼技術(shù)或其他高科技技術(shù)提升檔案管理的通用性、安全性、可視性，便于檔案資源及時更新、互聯(lián)共享。

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[2]黃德智.新形勢下計劃生育檔案管理工作中存在的問題及對策[J].企業(yè)文化(中旬刊),2017(9):168.

作者:楊玉江 單位:濱州市鄒平縣魏橋鎮(zhèn)人民政府