檔案工作服務企業安全文化建設分析

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摘要：本文介紹了企業安全文化的定義、重要性及與檔案管理的關系，企業檔案與安全文化相互促進，相輔相成。根據企業安全文化建設上存在的問題，探討了檔案工作服務于企業安全文化建設的具體措施及建議。通過分析企業檔案中的事故檔案，總結了安全事故發生的特點和規律，為企業防范安全事故風險起到了重要作用，同時這些規律也成為企業員工培訓的生動教材，有力地推動了企業安全文化水平的提升。

關鍵詞：檔案；安全文化建設；編研；措施

企業安全文化建設是企業在長期安全管理實踐中通過長期經驗積累而不斷完善的一項系統工程，涉及面廣，內容豐富，是企業的安全奮斗目標、安全進取精神、安全價值觀以及為保護職工身心安全健康而創造的安全生產條件和環境等物質因素和安全精神因素的總和。企業的安全文化反映著企業領導的治企思路和企業員工的安全素質，是形成企業安全管理特色的必然階段。[1]企業安全檔案，是企業安全管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的留存記錄。長期以來，企業形成了大量的安全檔案，它是企業各類管理檔案的有機組成部分，承載著企業安全管理的經驗和歷史，是企業的智慧結晶和寶貴財富。企業檔案記錄了企業的建設史、成長史、改革史、發展史，涉及企業發展的各個領域、經營管理的各個環節，是企業擴大生產和銷售、加強經營和管理、維護權力和利益、保持穩定和發展的可靠憑證與有力依據，是企業資產和生產要素的重要組成部分，是企業的寶貴歷史財富。做好檔案工作，對企業加強管理、落實責任、防范風險、促進發展，具有十分重要的意義。

1企業安全文化與檔案的關系

企業安全文化與安全檔案相互促進，相輔相成：一是企業安全檔案是企業在安全管理實踐中形成的第一手資料，需要檔案管理部門全程參與到文件材料的收集、整理和保存等工作過程中；二是企業安全檔案記錄著企業安全文化建設中由經驗管理到制度約束直至自我管控形成的安全理念、安全價值等信息，這些信息分散于各個檔案文件之中，需要檔案管理人員對這些信息進行客觀地總結和提煉，去粗取精、去偽存真，使之系統化、條理化；三是通過梳理總結安全管理的歷史經驗可向企業管理者傳遞更高層次的安全文化理念，反哺與企業的安全文化建設，促進企業安全文化建設向更高、更深層次發[2]。總之，安全文化和安全檔案兩者互相依存，你中有我，我中有你，共同記錄和推動企業安全文化水平的不斷提高。檔案開發利用服務是檔案工作的重中之重，它體現了檔案的服務水平，確立了檔案部門在企業管理中的地位和作用。企業必須轉變管理觀念，認真抓好這項工作，努力把檔案的價值挖掘出來，多出“檔案產品”，更好地為生產經營服務，為企業安全建設服務。因此，以提高安全管理效能為前提，緊密圍繞企業實際安全生產工作發展需求，充分利用好這些檔案信息資源，促進和形成企業安全文化，對于企業來說具有十分重要的意義。

2企業安全管理存在的問題

在相當長的時間、相當數量的企業里，安全工作是基于法律法規和上級檢查要求而不得不開展的工作，大多數時候是處于被動狀態的。大多數安全工作也是僅僅限于依據法律、標準要求提供必要的安全防護技術措施，改善生產作業條件，使用基本的安全管理系統和過程來控制重大危險事故的發生。企業高層管理者對于做好安全生產工作的重視不夠、動力不足，認識不到抓好安全生產工作所帶來的企業價值、人文價值和社會價值，僅僅滿足于法規要求和避免各級檢查及制裁的需要。對于中層管理人員和普通職工來說，遵守安全規章制度已是迫不得已，認為安全生產只是企業領導和安全管理人員的責任，與自己關系不大，更是將安全文化建設的諸多要求當做是施加于自己頭上的額外工作。[3]因此，企業內部難以建立起完整、有效的安全生產機制和體系，營造企業安全文化氛圍更是空談，長此以往，職工的安全素養得不到有效提高，違章違紀現象頻發，應付上級單位檢查的假記錄越來越多，安全事故發生已是必然。安全檔案管理是“管痕跡”，是一種值得提倡的、很好的工作方法。它可以通過保留下來的文字、圖片、視頻等資料，有效還原干職工部對工作的落實情況，供日后查證，幫助他們梳理工作，整理思路，促使他們“多一些真抓實干，少一些應付敷衍”。但是，在實際操作中，“痕跡管理”被泛化，陷入了過度開發的境地。部分基層干部反映，為避免在上級檢查時被問責，在日常工作開展中，他們不得不過分在“留痕”上做文章，變“為了工作而留痕”為“為了留痕而留痕”，隨處擺拍、隨時擺拍，“痕跡管理”實際上成為“痕跡主義”“留痕不留心”，淪為形式主義的新變種。

3檔案服務與企業安全文化的措施

隨著社會的發展和員工認識水平的不斷提高，尤其是企業員工健康檔案在員工工傷認定、內退福利等工作中發揮越來越重要的作用，檔案與職工的關系越來越密切，企業對檔案的需求方式也發生著深刻變化，檔案在企業各項工作中的作用愈發重要。近些年來，企業檔案管理工作已滲透至企業各項管理工作中，特別是在企業的安全管理過程以及在企業安全文化建設中，規范化的檔案管理，起到了強力助推作用，推動著企業安全水平向縱深發展。并且在服務企業安全管理的同時，也提升了檔案的自身管理水平。第一，抓好文件材料的收集關。印發《企業安全事故檔案管理辦法》，明確安全檔案管理是參與安全事故調查處理單位檔案工作的組成部分，應與事故報告、事故調查和處理同步進行。參加事故調查處理的有關單位及個人均有維護事故檔案完整、準確、系統、安全的義務。任何單位和個人均不得將事故檔案據為己有或拒絕歸檔。明確檔案部門和安全部門的工作職責，要求安全事故文件材料的形成、積累、歸檔和管理納入企業相關部門的管理制度，納入有關員工的崗位職責，納入有關部門經濟考核。安全事故調查組成員應在所承擔的工作結束后10日內，將工作中形成的事故調查文件材料收集齊全，移交事故調查組指定的專門負責人。負責安全事故處理的部門在事故處理結束后30日內，將安全事故調查過程中形成的所有文件材料整理完畢后向本單位檔案部門移交歸檔。事故文件材料向檔案部門移交歸檔時，交接雙方應按照歸檔文件材料移交目錄對全部文件材料進行清點、核對，對需要說明的事項應編寫歸檔說明。移交清冊一式2份，雙方責任人簽字后各保留1份。紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽認手續完備；數字照片應打印彩色紙質拷貝并沖印成相片；錄音、錄像文件（包括數字文件）、電子文件應按要求確保內容真實可靠、長期可讀；物證材料應與其說明文字一并歸檔。第二，管好檔案資料的整理關。對企業安全文化建設過程中形成的第一手檔案資料進行初步的分類、匯總，做成檔案匯編產品。如可以將安全事故檔案按照事故發生的時間、危害級別、原因及基本情況等多維度進行分類匯總，形成各種安全事故專題目錄，供企業的高層管理者及普通員工查閱及分析，發揮檔案的參考和查閱功能。第三，把控好各類檔案的協調關。企業檔案部門要加強與安全環保部門的溝通協調，將檔案收集工作納入到企業安全文化建設的相關環節之中。檔案人員要積極參與到安全文化建設的全過程，針對正在形成或將要形成的安全檔案，把獲取的檔案資料和現場形成的原始記錄一并納入相應的安全專題目錄。一旦企業發生安全事故，檔案人員馬上到事故現場，參與事故處理，并注意發現和收集已經形成檔案資料；同時檔案人員要記錄事故發生的真實事實，按時間的順序進行初步整理，使之系統化以后，一并歸檔保存。事后，檔案人員將安全部門移交的檔案與自己記錄的材料進行對照和梳理，最終形成安全事故的全套檔案。第四，做好檔案編研的提升關。對安全事故檔案進行深度分析，形成具有高附加值的安全檔案編研產品。依托各類專題安全事故檔案，檔案人員通過初步的篩選、總結、提煉、整合，使檔案記錄信息從無序到有序、從分散到集中，去偽存真，求真存實、編撰加工，形成對企業安全文化建設各個方面都有相應指導意義的檔案編研成果，如《XX廠預想未遂事故防范措施匯編》《XX廠安全生產應急預案匯編》《XX廠環境污染防范應急預案匯編》《XX廠安全事故典型案件及分析匯編》等，這些編研產品既可以解決重復翻閱檔案原件的困難和不便，又可以使企業獲得集中、系統、專業的安全管理智力成果，它的價值要遠遠大于那些原始檔案資料所包含的文字價值簡單相加之和，是文化增值功能的充分體現。

4檔案對企業安全文化的促進作用

安全管理檔案記錄著企業安全管理實踐的心路歷程，反映著企業安全管理工作的現實問題，促進著企業安全管理水平的提高發展，如通過對安全生產事故歷史資料的總結分析，探究安全事故發生的時間、空間規律，可以找到安全事故與發生安全事故員工及其所處環境的相關性，從而有針對性地制定出員工安全培訓與防范措施。比如說，從行為學和心理學角度分析，員工的情緒處于浮躁狀態時，即無論是過度喜悅還是哀怨，都會對安全操作工作帶來不利影響。從環境因素角度分析，復雜的工作環境會給員工帶來較大壓力，在壓力狀態下，員工難于對應突發性事件，即工作環境越是簡單，發生事故的機率就越小，相反，工作環境越復雜，發生安全事故的機率越大。[4]企業檔案工作的總體思路應該適應企業主業發展的需要，適應提升公司競爭力的需要，適應公司文化建設的需要，適應生產經營信息化的需要，適應公司加強管理的需要，適應公司國際化經營的需要，進一步拓展工作局面。

參考文獻：

[1]朱青杰.企業檔案與企業文化[J].中國檔案，2009（4）：42-43.

[2]上官萍.高校重組后的檔案整合[J].檔案學通訊，2002（4）：64-65.

[3]張斌，徐擁軍，褚峻，等.知識資源管理：企業檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004（10）：37-39.

[4]劉傳俊.煤炭企業安全文化建設的幾點思考[J].經理日報，2007-8-9（B03）.

作者:李春艷 單位:中國石油化工集團有限公司辦公廳檔案處