電力投資物資管理方案淺析

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具有集成化、模塊化、實時化、網絡化等主要特點。集成化主要是指系統要將業務邏輯上相互關聯的部分連接在一起，本系統的建設將和公司原有的財務MIS系統作到了系統集成，實現信息的統一標準，避免了“信息孤島”的產生。模塊化是指將信息系統劃分為各個功能模塊的子系統。實時化是指對數據的處理和傳送，保證了企業可以及時的掌握需求、采購、供應商、庫存等信息。網絡化是指信息可以通過網絡進行匯總、分類，并傳達到所有相關的業務門。對系統基礎信息進行設置，包括用戶單位信息、物料屬性、各部門的權限等基礎信息設置。對用戶單位信息進行定義，并規定相關部門的權限。對用戶的權限進行設置。權限分配功能主要是針對工作崗位的不同而設定的，為每個崗位的工作做一個系統操作范圍上的界定，同時也更好的體現了系統使用時，用戶對數據的安全性、權限控制范圍要求的功能。根據物資種類和預算費用來源的不同，設定相應物資的管理流程。為每個單位的操作人員設定用戶名和密碼。管理部門根據各自權限設定可以瀏覽的內容。計量單位體系維護主要是針對于存貨物資設定的，以便對于不同的存貨進行計量。物料規則設置的功能是對物料編碼規則建立一個體系，以便日后對物料的管理。編碼還可根據情況自行增加。系統預置了物料管理中常見業務類型及其業務，提供統一的操作平臺，并可對具體業務流程定義為標準流程（每個業務只能有一個標準流程）或特殊流程（可定義多個）。

物料需求計劃管理的內容主要是完成物料需求申請的編制、物料需求申請的審批、物料需求申請的匯總以及生成物料需求計劃報表，同時在這一功能中實現預算控制。物料需求申請由各分公司核算員上網提出，經過相關管理部門對需求物資數量、質量、規格的審核，流轉到財務部門。財務部負責全公司各單位全年的預算實行統一管理，對于不能完成預算控制指標的單位進行考核，保證了公司預算的嚴格控制。財務部門對照年初的預算指標和項目計劃，對采購的預算進行審核和審批，經過審批后的物料需求申請匯總到物貿公司，再根據物資分類下發到各計劃員。保證計劃處理過程的效率和準確性。實現采購業務管理，以及采購業務相關的供應商管理、價格管理、合同管理和招投標管理，并在這一功能實現成本控制。經過審批的需求計劃經過庫存平衡，自動生成采購計劃。采購計劃制定后，系統將自動生成采購預算，由財務部確認后反饋給采購部門。根據采購金額確定采購辦法。分公司實行物資采購招投標制度，對于20萬元以上的物資即實行邀請招標，20萬元以下的物資進行網上詢價。對于邀請招標的供應商實行準入制度。必須是在網上注冊，資質經過審核的企業。對供應商數據庫實行動態管理，凡是在招投標、合同執行過程中出現過違約行為的單位，一律進入不誠信供應商名單，今后取消起合格供應商資格。物貿公司未來可試行網上招標，被邀請單位可以直接從網上進行報價，在系統規定的時間才可以開標評比。由合同審核部門共同參與，保證采購過程的公開公正，保證采購的物資價格是合理的。對于合同管理，每個計劃員在簽訂完合同后，進入審核流轉程。審核過的合同要錄入網上的合同數據庫。每個月或季度，系統可自動統計匯總，及時掌握分公司的經營情況。信息系統對庫存物料的入庫、出庫、移動和盤點等操作進行全面的標準化業務的控制和管理的同時，將強化設置庫存控制、查詢與分析功能,并實現與財務系統的對接。物貿公司可根據物資種類，下設鋼材、備品、閥門、五金、工具、油脂、氣體庫等多個倉庫。原來每月底的簽庫工作牽扯財務部很多人員的時間和精力，未來這一繁復的工作可以完全取消，和財務系統的集成保證信息的準確傳遞和實時共享。系統可以根據用戶需求定義物料的庫存控制類型。根據不同的庫存控制類型可以設置物料的安全庫存量、最大庫存量、補庫點或者補庫周期。當庫存低于補庫點或者安全庫存，或者滿足物料的補庫周期時，系統自動生成補庫計劃。保證了采購提前期的縮短。以往若想了解某種規格型號物資的庫存數量，需要翻查一大堆帳本，有時帳本信息和實際庫存還有差異。不僅耗時，準確性也很低，無法給物資采購提供準確的信息。未來系統以可根據用戶需求提供多層次的查詢功能。例如：按責任中心、預算項目查詢時段耗用物資明細；按貨位、庫位查詢庫存報告；按物料各種分類方法和口徑查詢；按業務類型查詢等。不僅提供了信息數據，而且系統能根據用戶需求提供庫存各項指標的分析功能，生成更有價值的管理信息，供領導層決策分析。例如：平均庫存值；庫存周轉率；可供應時間等。

物資管理信息系統的建設使用將使傳統意義上物資管理上升到對物流信息的管理。過去的物流信息主要存儲在紙介質上，這導致了緩慢而不可靠的甚至有誤導趨向的信息傳輸。信息系統則能夠更有效、更迅速的交流和管理各種信息，信息使用更加容易、快捷與經濟。具體表現在：取消了傳統的手工操作，提高了工作的效率，降低了手工操作中的錯誤。和財務MIS的接口實現了對預算的有效控制。采購管理環節的招標制度降低了采購成本，避免了暗箱操作。根據推算，采購成本將比以往同期下降達30%-40%。合同的數據庫管理和審核程序保證企業經營的安全和利益。使企業的采購合同正確執行率提高，合同糾紛大幅降低。倉庫管理的信息化，實現了對庫存的實時控制。為進一步降低庫存，奠定了決策的信息基礎。總之，物資管理信息系統的建設不僅僅是將物資管理工作由手工轉為計算機信息處理的工作方式的改變，更重要的是管理觀念和思路的變革。這套物資管理信息系統的建設，將解決以往工作中的預算控制、成本控制、庫存控制、信息實時查詢并和財務MIS實現系統集成，使分公司的現代化管理和信息化管理更上一個新臺階，必將使物資管理成為分公司的效益增長點，增強分公司在市場中的競爭能力。

本文作者：張翼工作單位：中電投江蘇分公司