物資管理系統在煤企中的地位

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一、物資管理系統的功能模塊設計

(一)倉庫管理。倉庫管理是物資管理系統的重要組成部分,該項功能可定期對倉庫庫存情況進行分析,可以查看所有物資庫存、入庫、出庫等明細,便于及時掌握庫存動態,調整庫存結構。1、物資驗收入庫管理。首先,根據到貨情況,采購員生成到貨通知單,其次,物資由驗收員、采購員、倉庫保管員三方共同驗收,驗收后打印驗收單,另外,計劃員根據到貨物資填寫物資信息審核單,以上單據簽字齊全后由操作員在系統上生成到貨登記,并經庫管員審核確認后生效,物料存入本單位倉庫。2、庫存管理。在這個模塊可以設置先入后出的出入庫管理方式,庫存不足時不能申請領料,這就杜絕了手工操作方式下無法控制的先出后人的負數賬面數量。3、期末處理。這個模塊分為月結、反月結、重新記賬等功能,月末點擊月結進行結賬操作,根據保管員交上來的出、入庫單和系統里記錄的數據進行核對,無誤后記賬,如有錯誤,可以通過反月結修改后記賬。4、發票管理。物資驗收入庫后,供應商開具發票掛賬,采購員根據發票在系統里登記,將發票信息和人庫單信息進行逐項核對結算,結算后轉給財務部。(二)發放管理。領料單全部由系統自動打印,各基層單位領料員,通過物資管理系統申請領料并送各分管科室和領導審批,經分管科室和領導審批后,系統自動將領料信息傳遞到發料倉庫,倉庫保管員在審核無誤的情況下打印領料單,最后由統計員進行確認記賬,庫管員憑打印出來領料單進行發料。(三)查詢分析。可以按日期、按部門、按類別、按編碼查看材料消耗明細,通過查看材料消耗分析,可以看出物料變動歷史,通過消耗趨勢的分析,有利于供應部門合理的采購。(四)預警分析。對主要物資限定了最高和最低庫存量,當庫存量達到臨界點時,系統會自動報警,提醒保管員與計劃員注意,從而減少因物資供應不及時而影響生產,或因物資過剩而造成積壓浪費現象。

二、物資管理信息系統在煤炭企業中運行的作用和效果

(一)節約了人力資源,提高了工作效率。物資管理信息系統通過局域網實現信息傳遞,大大縮短了信息傳遞時間,規范的操作流程節約了人力資源,把人從大量繁瑣、低端的工作中解脫出來,從而提高企業的工作質量和效率。(二)物資信息公開透明,數據自動采集,實現了資源共享。用戶可以通過物資信息系統實時查看物資信息,如物資庫存情況,物資價格、物資領用情況等等,滿足內部人員對物資信息的查詢要求,實現價格和信息的公開化。同時還提高了數據的準確性,實現了原始數據采集的自動化,例如,當入庫或出庫信息到達倉庫,只要經過確認,庫存情況就會馬上更新,為物資供應管理決策提供了可靠的信息支撐。(三)降低企業采購成本。運用物資管理系統查看物資消耗,通過對消耗情況進行分析,得到這些物資的消耗規模、消耗特點和消耗的變化走勢,從而掌握采購所需物資的重要程度以及需要時間、數量等信息,為降低采購成本打下了良好基礎;另外,庫存管理信息化使企業減少了庫存量,防止物資的超儲積壓,降低了采購成本,提高了經濟效益。(四)物資管理系統可以有效控制庫存。通過物資信息系統能夠全面掌握物料庫存信息,通過出庫明細確定物資消耗,各項物資進行合理分類和分析,確定一定時期內物資的消耗定額,根據物資的實際消耗額度確定庫存管理的上下限,制定各類物資標準庫存量,提高庫存周轉率,實現對物資庫存量的有效控制。由于庫存更新的及時性,可以隨時檢查倉庫物資數量,并與系統庫存數據進行核對,掌握庫存出入原因,實現庫存的高效管理。

三、結語

建立物資供應管理系統是煤炭企業發展的必然結果,物資管理系統的建設不僅能提高工作效率和物資管理水平,而且會有效降低煤炭企業的運營成本,促進企業的管理創新。物資信息系統改變了以往獲取信息、收集信息和傳遞信息的方式,使管理者對企業內部和外部信息的掌握更加及時和準確。通過信息化平臺建設,給煤炭企業物資管理體系注入了活力,形成了一個手段先進、質量水平高的物資管理系統。信息化的不斷加強,會推動煤炭企業管理工作中的信息化進程,使其不斷提高物資采購管理質量和水平。

作者：吳燦燦單位：河南能源化工集團新疆公司