企業(yè)物資供應(yīng)效率與整合管理研究

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摘要:為了提高企業(yè)物資供應(yīng)效率，本文基于已建物資管理電子化業(yè)務(wù)模塊，提出整體信息化整合解決方案，達(dá)到優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、加速信息傳遞、降低過高庫(kù)存，促進(jìn)物資周轉(zhuǎn)的效果。

關(guān)鍵詞:企業(yè)；物資供應(yīng)；信息；ERP；合同管理

在物流行業(yè)高速發(fā)展的時(shí)代，現(xiàn)代物流行業(yè)不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)外延及內(nèi)涵管理提升。對(duì)企業(yè)如何提高物資供應(yīng)效率提出了更高的要求。文中以如何通過信息化整合，來消除企業(yè)物資供應(yīng)效率的短板，如優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、加速信息傳遞、降低過高庫(kù)存，促進(jìn)物資周轉(zhuǎn)等，提出整體解決方案。

一、企業(yè)物資采購(gòu)的管理模式及現(xiàn)狀

企業(yè)所從事的是石油煉制加工及下游產(chǎn)品一體化生產(chǎn)，技術(shù)集中、連續(xù)化生產(chǎn)、安全要求高是其主要特點(diǎn)。所需供應(yīng)的物資通用性不強(qiáng)、技術(shù)要求高，而且為了保障連續(xù)生產(chǎn)需要儲(chǔ)備少量特殊物資。中國(guó)石化從上世紀(jì)90年代初開始到現(xiàn)在，已經(jīng)建成并投用了ERP系統(tǒng)、物資采購(gòu)電子商務(wù)平臺(tái)、易派客平臺(tái)等多個(gè)信息和業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上操作和信息共享。然而各平臺(tái)之間數(shù)據(jù)不能互通、業(yè)務(wù)流程跨平臺(tái)分割造成重復(fù)審批、授信繁雜也是客觀存在的困難。以某煉廠物資供應(yīng)隊(duì)伍配置看：按照石化企業(yè)人員配置1人/萬噸的原則，該煉廠職工員額應(yīng)在800～1000人。而物資采購(gòu)中心現(xiàn)已有員工104人，物資采購(gòu)從業(yè)人員嚴(yán)重超標(biāo)。需要通過信息化整合，提升物資供應(yīng)效率，降低用工總數(shù)。

二、提高企業(yè)物資供應(yīng)效率的思路

(一)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)述。企業(yè)物資采購(gòu)基本業(yè)務(wù)由以下幾個(gè)步驟組成。1.需求計(jì)劃的提報(bào)、審批和下達(dá)。2.平衡庫(kù)存形成采購(gòu)計(jì)劃。市場(chǎng)分析、技術(shù)交流和確認(rèn)，制訂采購(gòu)方案。3.執(zhí)行采購(gòu)方案，采用詢比價(jià)、招投標(biāo)等形式，確定定價(jià)依據(jù)，組織商務(wù)談判確定供貨商和供貨價(jià)格，簽訂采購(gòu)合同。4.根據(jù)采購(gòu)合同進(jìn)行制造進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、運(yùn)輸和到貨驗(yàn)收控制、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和貨款支付。5.質(zhì)量檢驗(yàn)和倉(cāng)儲(chǔ)保管，物資發(fā)貨領(lǐng)用。6.供應(yīng)商考評(píng)，并核銷采購(gòu)合同。對(duì)采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)各個(gè)環(huán)節(jié)總結(jié)考評(píng)。(二)構(gòu)建企業(yè)物資域。根據(jù)對(duì)企業(yè)已有物資業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行梳理，得出目前物資域的管理邊界和架構(gòu)組成，見圖1，通過信息化整合，在此物資域界面內(nèi)見圖2，實(shí)現(xiàn)以下業(yè)務(wù)管理：總體思路一：整合現(xiàn)有信息和操作平臺(tái)，借鑒采用二維碼技術(shù)，不斷優(yōu)選完善物資編碼，優(yōu)化平臺(tái)操作，使之便捷簡(jiǎn)單好操作。總體思路二：加大業(yè)務(wù)骨干培訓(xùn)力度，重點(diǎn)是基層設(shè)備工程人員和采購(gòu)中心計(jì)劃采購(gòu)人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，加快公司設(shè)備基礎(chǔ)資料信息的電子化建設(shè)，夯實(shí)設(shè)備管理基礎(chǔ)。

三、管理信息系統(tǒng)集成

在中石化經(jīng)營(yíng)管理云平臺(tái)上開發(fā)物資供應(yīng)相關(guān)應(yīng)用和功能，如圖3主要包括：(一)一個(gè)集成：物資域界面集成；(二)兩種并軌：在ERP中將總部銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)并軌，企業(yè)采購(gòu)和收貨業(yè)務(wù)并軌；(三)四種協(xié)同：需求部門領(lǐng)料與配送協(xié)同；生產(chǎn)制造、物資監(jiān)造和物流運(yùn)輸業(yè)務(wù)協(xié)同；業(yè)主方、總包方與施工方需求計(jì)劃協(xié)同；供應(yīng)商發(fā)貨與檢驗(yàn)業(yè)務(wù)協(xié)同；(四)全程跟蹤：物資供應(yīng)業(yè)務(wù)全過程跟蹤。圖3　信息系統(tǒng)集成示意圖開發(fā)設(shè)計(jì)物資域界面集成崗位工作臺(tái)，集成物資供應(yīng)各系統(tǒng)的業(yè)務(wù)待辦和功能菜單，實(shí)現(xiàn)用戶可以通過崗位工作臺(tái)按照業(yè)務(wù)步驟直接進(jìn)行跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作，提高工作效率和用戶體驗(yàn)。物資域界面集成崗位工作臺(tái)可單獨(dú)使用，也可以嵌入企業(yè)自己的工作臺(tái)中使用。

四、需求部門領(lǐng)料與配送協(xié)同

(一)需求部門領(lǐng)料協(xié)同。設(shè)計(jì)開發(fā)物資采購(gòu)進(jìn)度跟蹤、自動(dòng)領(lǐng)料提醒等功能，讓需求部門能夠?qū)崟r(shí)掌握采購(gòu)進(jìn)度情況，及時(shí)進(jìn)行領(lǐng)料安排。設(shè)計(jì)開發(fā)自助領(lǐng)料申請(qǐng)、在線領(lǐng)料確認(rèn)、發(fā)貨業(yè)務(wù)集成等功能，對(duì)領(lǐng)料業(yè)務(wù)進(jìn)行全過程在線管理，加強(qiáng)供需協(xié)同，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)操作，提高工作效率。1.物資配送協(xié)同。設(shè)計(jì)開發(fā)配送計(jì)劃管理、配送裝運(yùn)管理、配送跟蹤管理、配送接收管理等功能，實(shí)現(xiàn)物資配送全過程在線協(xié)同，讓需求部門、采購(gòu)部門和配送部門能夠?qū)崟r(shí)掌握配送進(jìn)度，及時(shí)做好配送和接收安排，保證及時(shí)供應(yīng)。2.用車管理。設(shè)計(jì)開發(fā)車輛信息管理、用車申請(qǐng)管理、車輛調(diào)度管理、車輛統(tǒng)計(jì)分析等功能，對(duì)配送車輛和相應(yīng)的倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行規(guī)范管理，便于配送部門合理進(jìn)行車輛調(diào)度安排，提高配送車輛和倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備的使用效率。(二)業(yè)主方與總包方、施工方需求計(jì)劃協(xié)同。總體思路：設(shè)計(jì)開發(fā)需求計(jì)劃協(xié)同組件，實(shí)現(xiàn)施工方等外部需求單位能夠在線進(jìn)行需求計(jì)劃提報(bào)、在線進(jìn)行變更申請(qǐng)、在線進(jìn)行需求計(jì)劃審批，規(guī)范業(yè)務(wù)管理，提高需求計(jì)劃準(zhǔn)確率，避免庫(kù)存積壓。將工程材料編碼和物資編碼的對(duì)照關(guān)系與需求計(jì)劃協(xié)同組件進(jìn)行集成，讓業(yè)主方和總包方盡可能使用相同的物資編碼，為后續(xù)集中采購(gòu)和項(xiàng)目數(shù)字化移交提供基礎(chǔ)。1.需求計(jì)劃提報(bào)管理。設(shè)計(jì)開發(fā)需求計(jì)劃提報(bào)功能，實(shí)現(xiàn)施工方等外部需求單位能夠在線進(jìn)行需求計(jì)劃編制、修改、提交、查詢等功能，規(guī)范業(yè)務(wù)管理，提高需求計(jì)劃準(zhǔn)確性。搭建需求計(jì)劃管理和分類體系，對(duì)需求計(jì)劃提報(bào)單位、提報(bào)單元、計(jì)劃類型、業(yè)務(wù)類型、憑證類型等進(jìn)行規(guī)范管理，滿足需求計(jì)劃管理和分析需要。2.需求計(jì)劃變更/改代利用。設(shè)計(jì)開發(fā)需求計(jì)劃變更功能，對(duì)需求計(jì)劃變更進(jìn)行在線申請(qǐng)和審批，加強(qiáng)變更管控，避免庫(kù)存積壓。設(shè)計(jì)開發(fā)物資改代利用功能，物資供應(yīng)部門可以根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行需求物資改代利用申請(qǐng)，需求部門在線確認(rèn)，提高庫(kù)存物資使用率，減少資金占用。3.需求計(jì)劃審批。設(shè)計(jì)開發(fā)需求計(jì)劃審批管理功能，將需求計(jì)劃提報(bào)和變更的審批進(jìn)行在線管理，同時(shí)將審批待辦推送到崗位工作臺(tái)，滿足移動(dòng)應(yīng)用審批要求，提高業(yè)務(wù)處理效率。對(duì)審批策略進(jìn)行靈活管理，滿足不同部門審批要求；支持審批歷史和單據(jù)流程的節(jié)點(diǎn)信息展示，方便用戶跟蹤和查詢。4.物資編碼對(duì)照及系統(tǒng)集成。將MDM系統(tǒng)的工程材料編碼和物資編碼對(duì)照關(guān)系集成到ERP系統(tǒng)和需求計(jì)劃組件中，統(tǒng)一總包方、施工方和業(yè)主方三方物資編碼來源，保證數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。將需求計(jì)劃組件與ERP系統(tǒng)集成，打通三方需求計(jì)劃在線業(yè)務(wù)協(xié)同，確保需求計(jì)劃聯(lián)動(dòng)和ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步。(三)分公司與總部采購(gòu)和交貨業(yè)務(wù)協(xié)同。為提高企業(yè)與總部在簽訂購(gòu)銷合同以及供應(yīng)商交貨過程中的協(xié)同效率，將總部銷售訂單與企業(yè)采購(gòu)訂單進(jìn)行集成，由總部銷售訂單自動(dòng)觸發(fā)生成企業(yè)采購(gòu)訂單，同時(shí)把總部發(fā)貨單與企業(yè)收貨通知單進(jìn)行直接集成，實(shí)現(xiàn)總部發(fā)貨單自動(dòng)觸發(fā)生成企業(yè)收貨通知單。1.分公司與總部采購(gòu)業(yè)務(wù)協(xié)同。建立企業(yè)采購(gòu)訂單類型與總部銷售訂單類型之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)訂單與總部銷售訂單的直接集成，把總部銷售訂單中的物資、數(shù)量、價(jià)格等推送到企業(yè)，自動(dòng)生成企業(yè)采購(gòu)訂單。同時(shí)，對(duì)于總部銷售訂單后續(xù)物資、價(jià)格等的變動(dòng)情況自動(dòng)推送給企業(yè)采購(gòu)崗位。2.分公司與總部交貨業(yè)務(wù)協(xié)同。將總部交貨單與企業(yè)收貨通知單進(jìn)行直接集成，實(shí)現(xiàn)總部發(fā)貨單自動(dòng)觸發(fā)生成企業(yè)收貨通知單。同時(shí)，將采購(gòu)物資到企業(yè)后從質(zhì)檢、入庫(kù)的全過程中重要節(jié)點(diǎn)信息，嵌入到總部相關(guān)崗位操作中，輔助進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，及時(shí)處理相關(guān)問題。(四)物資催交到貨與檢驗(yàn)業(yè)務(wù)協(xié)同。1.物資催交到貨業(yè)務(wù)協(xié)同。設(shè)計(jì)開發(fā)供應(yīng)商送貨提醒、在線交貨協(xié)同等功能，促進(jìn)雙方及時(shí)辦理交貨業(yè)務(wù)，保證及時(shí)供應(yīng)；設(shè)計(jì)開發(fā)供應(yīng)商裝車管理、物流跟蹤、自動(dòng)到貨登記等功能，對(duì)供應(yīng)商送貨全過程進(jìn)行在線管理，加強(qiáng)業(yè)務(wù)協(xié)同。使用二維碼、移動(dòng)應(yīng)用和身份識(shí)別等技術(shù)，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)操作，提高工作效率。2.物資入庫(kù)檢驗(yàn)業(yè)務(wù)協(xié)同。設(shè)計(jì)開發(fā)物資檢驗(yàn)自動(dòng)化處理功能，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新質(zhì)檢目錄、自動(dòng)生成質(zhì)檢通知單、自動(dòng)進(jìn)行質(zhì)檢結(jié)果處理，提高業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化水平。設(shè)計(jì)開發(fā)外部檢驗(yàn)數(shù)據(jù)錄入接口，實(shí)現(xiàn)與第三方檢驗(yàn)單位協(xié)同。(五)物資計(jì)劃采購(gòu)業(yè)務(wù)跟蹤。1.需求資源綜合平衡與需求跟蹤。通過MRP功能優(yōu)化實(shí)現(xiàn)需求資源綜合平衡與需求跟蹤，保持需求跟蹤關(guān)系的穩(wěn)定性并根據(jù)變化自動(dòng)調(diào)整，明確需求與庫(kù)存對(duì)應(yīng)關(guān)系和庫(kù)存責(zé)任主體，支持資源利用相結(jié)合。2.可視化與多維度跟蹤。以物資域業(yè)務(wù)模型為基礎(chǔ)，按崗位和業(yè)務(wù)類型對(duì)物資域全流程進(jìn)行多維度跟蹤和可視化展示，滿足不同企業(yè)、不同崗位的業(yè)務(wù)和管理需要，幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保證及時(shí)安全供應(yīng)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，實(shí)施以上項(xiàng)目后，將提高物資供應(yīng)效率，有效解決了利用云平臺(tái)整合現(xiàn)有物資供應(yīng)管理操作系統(tǒng)和管理平臺(tái)，可以大大提高系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行速度，有效解決網(wǎng)絡(luò)擁堵問題，使得操作更加便捷通暢，提高需求計(jì)劃準(zhǔn)確性和及時(shí)性，減輕反復(fù)核對(duì)計(jì)劃的工作量，明確計(jì)劃準(zhǔn)確率的責(zé)任主體。有效提高倉(cāng)儲(chǔ)管理水平，實(shí)現(xiàn)需求計(jì)劃、采購(gòu)、監(jiān)制監(jiān)造、發(fā)貨、入庫(kù)質(zhì)檢驗(yàn)收和出庫(kù)等物資供應(yīng)全過程跟蹤協(xié)助管理部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保證及時(shí)安全供應(yīng)。

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作者:孟戰(zhàn)平 單位:中石化長(zhǎng)嶺分公司