物資管理標(biāo)準(zhǔn)化采購探討

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“兵馬未動，糧草先行”，物資采購一直是影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的核心問題之一。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)一步深化，企業(yè)物資采購管理向標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、戰(zhàn)略化、信息化發(fā)展已是大勢所趨。在當(dāng)前新冠肺炎疫情的影響下，如何有效降低企業(yè)經(jīng)營成本已刻不容緩。標(biāo)準(zhǔn)化采購是一種能夠有效整合企業(yè)采購資源，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化需求、陽光采購的高效采購模式。能為企業(yè)節(jié)約大量采購成本，有效滿足集團(tuán)化企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)物資需求，目前在國際大型企業(yè)中日趨流行。

一、標(biāo)準(zhǔn)化采購及現(xiàn)狀

國內(nèi)中小型企業(yè)受資金和采購規(guī)模的影響，雖然部分實現(xiàn)了信息化，但物資管理大多沿用傳統(tǒng)采購模式，采購批次多，品種繁多，采購成本高；大型企業(yè)雖然極力推行集中化采購，在短期內(nèi)取得一定效果，集中采購度得到有效提升，但未從源頭上把控采購物資的種類。隨著企業(yè)的發(fā)展和物資設(shè)備的更新，集中采購規(guī)模變得越來越龐大，后期仍需投入大量資源；部分大型企業(yè)雖然對標(biāo)借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗嘗試推行標(biāo)準(zhǔn)化采購，卻沒有追根溯源結(jié)合本土環(huán)境，一開始就盲目追求全面開花的短期功利，最終收效甚微。標(biāo)準(zhǔn)化采購是通過建立設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、采購標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等一套完整的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系，全方位、全過程、全生命周期地加強(qiáng)對物資采購過程及供應(yīng)商制造環(huán)節(jié)的管控，從而實現(xiàn)企業(yè)采購效益最大化。知易行難，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化采購涉及的工作點(diǎn)多面廣，思路千頭萬緒，如果齊頭并進(jìn)，不僅資源經(jīng)濟(jì)成本投入巨大，而且實施效果堪憂，如何有效逐步啟動標(biāo)準(zhǔn)化采購是擺在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營者面前的難題。下面筆者從企業(yè)物資流、采購業(yè)務(wù)鏈兩方面展開分析，探討如何有效啟動企業(yè)物資標(biāo)準(zhǔn)化采購。

二、企業(yè)物資流分析

物資是標(biāo)準(zhǔn)化采購實施的本體。企業(yè)物資流是反映在一定時間范圍內(nèi)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的流動方向，包括物資的流入、留存和流出，是一個動態(tài)的過程。企業(yè)每項物資都是“標(biāo)準(zhǔn)”的載體，因此物資流動的方向代表其附屬標(biāo)準(zhǔn)的流向（見圖1）。企業(yè)流入新物資（流入新標(biāo)準(zhǔn)），并在一定時期內(nèi)留存企業(yè)形成固定資產(chǎn)（留存標(biāo)準(zhǔn)），同時企業(yè)逐年更新淘汰和報廢物資，形成流出物資（淘汰標(biāo)準(zhǔn)）。從企業(yè)物資流來看，標(biāo)準(zhǔn)化采購的源頭在物資流入階段。實施標(biāo)準(zhǔn)化采購需從三方面入手：一是對流入物資，規(guī)范需求管理；二是對留存物資，整合需求形成規(guī)模；三是對流出物資，及時更新剔除。對能源型企業(yè)而言，流入物資主要是新建或改建項目，對新建和改建項目統(tǒng)一物資需求標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范物資采購種類，盡可能形成規(guī)模化采購；對留存物資主要為企業(yè)日常維修物資，加強(qiáng)物資標(biāo)準(zhǔn)信息的收集和整理，整合企業(yè)物資需求，實行規(guī)模化采購；對報廢淘汰物資，及時從規(guī)模化采購中剔除，減少企業(yè)后期人力、物力的投入。

三、采購業(yè)務(wù)鏈分析

標(biāo)準(zhǔn)化采購是針對物資采購全業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管控，追求采購效益最大化的一種采購模式。其業(yè)務(wù)鏈不僅涵蓋采購環(huán)節(jié)，還包括前端設(shè)計、計劃等相關(guān)環(huán)節(jié)（見圖2）。采購信息的產(chǎn)生和傳遞：物資采購信息從設(shè)計環(huán)節(jié)傳遞到計劃環(huán)節(jié)，再傳遞到采購環(huán)節(jié)，最后傳遞到供應(yīng)環(huán)節(jié)。簡而言之，設(shè)計、計劃環(huán)節(jié)解決“買什么”的問題，采購環(huán)節(jié)解決“怎么買”的問題。相對設(shè)計、計劃環(huán)節(jié)而言，采購環(huán)節(jié)僅為標(biāo)準(zhǔn)化采購的執(zhí)行層，前端設(shè)計、計劃環(huán)節(jié)是標(biāo)準(zhǔn)化采購信息產(chǎn)生和承載的源頭，其標(biāo)準(zhǔn)化程度高低和規(guī)范與否將直接決定標(biāo)準(zhǔn)化采購的成敗。因此標(biāo)準(zhǔn)化采購的關(guān)鍵在于設(shè)計、計劃環(huán)節(jié)盡可能規(guī)范物資需求，統(tǒng)一物資標(biāo)準(zhǔn)，形成少而精的采購種類，后期采購環(huán)節(jié)通過集中規(guī)模化采購，降低采購成本，提高采購效率。反之，如果需求、設(shè)計環(huán)節(jié)物資采購標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一或部分采購標(biāo)準(zhǔn)缺失，將直接導(dǎo)致同種物資規(guī)格多樣，物資需求難以集中，嚴(yán)重制約后期集中采購的規(guī)模和效率。同時從采購業(yè)務(wù)鏈可以看出，標(biāo)準(zhǔn)化采購有以下特點(diǎn)：1.標(biāo)準(zhǔn)化采購的源頭在設(shè)計、計劃環(huán)節(jié)，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化采購需要設(shè)計、技術(shù)和采購部門緊密配合。2.標(biāo)準(zhǔn)化采購是直接從源頭減少物資采購種類，無論集中采購實施與否，都能提高采購效率，有效降低后期采購工作量。3.標(biāo)準(zhǔn)化采購和集中采購是相輔相成、相互促進(jìn)的關(guān)系。集中采購是實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化采購經(jīng)濟(jì)效益最大化的最佳途徑之一，集中采購?fù)ㄟ^發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)和批量優(yōu)勢，能有效把控采購議價能力，降低采購成本，提高結(jié)算效率；標(biāo)準(zhǔn)化采購能夠從源頭上促進(jìn)物資形成規(guī)模化，是集中采購進(jìn)一步規(guī)模化的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)化采購要求從源頭上統(tǒng)一規(guī)范物資標(biāo)準(zhǔn)，直接減少物資采購種類，有效提高企業(yè)集中采購度，減少集中采購工作量，避免后期采購物資形成“萬國牌”。

四、啟動構(gòu)想

綜上所述，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化采購的啟動關(guān)鍵在于對計劃前端業(yè)務(wù)的技術(shù)把控，以標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計、規(guī)范需求計劃為起點(diǎn)，重點(diǎn)從物資流入新建或改建項目入手，同時結(jié)合集中采購降低采購成本，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化，并以此為基礎(chǔ)逐步開展企業(yè)物資標(biāo)準(zhǔn)化體系建立。同時標(biāo)準(zhǔn)化采購的啟動過程需注意以下三個方面問題。1.強(qiáng)化設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化采購能否有效實施的關(guān)鍵在于采購信息產(chǎn)生階段就導(dǎo)入有效標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制。初期可以先從設(shè)計細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化入手，采購部門可以全程參與設(shè)計審核，提出選材建議，明確常規(guī)設(shè)備材料選型，采取以高代低、化零為整的方法，統(tǒng)一規(guī)范設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，整合物資需求，減少采購物資種類，降低采購難度。零星管材一直是物資采購的難點(diǎn)，其采購周期較長，價格較高，如果再遇到規(guī)格型號材質(zhì)特殊的管材，常常導(dǎo)致采購“無商可選”，不能及時完成采購，這樣不僅浪費(fèi)前期大量采購時間，而且最終仍需聯(lián)系設(shè)計單位進(jìn)行改代替換后方可實施采購。因此在設(shè)計之初就考慮統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化管道等級，整合零星管材的規(guī)格型號，通過統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)性優(yōu)化管道材質(zhì)，簡化整合壁厚規(guī)格減少零星管材采購，最終形成“規(guī)模化”鋼管種類。如在某油氣田凈化廠項目建設(shè)中，通過對設(shè)計細(xì)節(jié)優(yōu)化，項目管道規(guī)格較同類工程減少25%，其中抗硫管材規(guī)格數(shù)量降低26%，非抗硫管材規(guī)格種類降低19%，大量減少零星采購，節(jié)約采購總成本，降低后期采購難度。從長遠(yuǎn)來看，應(yīng)全力推行裝置整體設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化，才能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化采購最佳實施效果。在滿足工藝要求的前提下，綜合考慮技術(shù)經(jīng)濟(jì)因素，盡量選用成熟工藝方案，確立性價比最佳結(jié)合點(diǎn)，優(yōu)化整合設(shè)計方案，化繁為簡最終形成按工藝范圍劃分，通用性更強(qiáng)的裝置整體標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計方案。通過整體標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計將大量減少采購物資種類，并能形成長期穩(wěn)定的標(biāo)準(zhǔn)化物資需求，最終達(dá)到以標(biāo)準(zhǔn)化促進(jìn)物資采購規(guī)模化、集中化、模塊化的目標(biāo)。從制度上規(guī)范設(shè)計和計劃提報。目前因設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化程度不高或者個性化設(shè)計導(dǎo)致采購物資規(guī)格種類繁多是制約后期集中采購再提升、實現(xiàn)規(guī)模效益最大化的短板和瓶頸。因此對設(shè)計環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化考核十分必要，同時項目部門應(yīng)重視設(shè)計方案評審，在設(shè)計審查階段嚴(yán)格把關(guān)，切實落實標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計。2.強(qiáng)化物資計劃管理強(qiáng)化物資需求計劃管理。在需求計劃環(huán)節(jié)重視執(zhí)行集中采購的結(jié)果和對非集中采購物資需求計劃的管控。嚴(yán)格按集中采購結(jié)果提報需求計劃，并把執(zhí)行效率納入部門考核。同時嚴(yán)格控制使用單位“個性化”需求計劃提報，減少非集中采購物資需求計劃的數(shù)量。加強(qiáng)物資需求計劃提報及時性考核。計劃人員第一時間將物資需求計劃提報至采購部門，采購人員及時將通用性強(qiáng)、使用頻率高的物資納入集中采購，并快速形成采購目錄。這一點(diǎn)對項目建設(shè)尤為重要，后期項目建設(shè)所需同種物資可以直接選用集中采購結(jié)果，省去中間環(huán)節(jié)，實現(xiàn)高效采購，從而加快項目整體建設(shè)進(jìn)度。如在某油氣田凈化廠項目建設(shè)中，項目部先后把抗硫閥門、橋架等多種物資在第一時間快速形成集中采購目錄，在降低采購成本的同時，也極大縮短后期項目物資采購周期。3.強(qiáng)化集中采購全面推廣集中采購，采取以集中采購為主，標(biāo)準(zhǔn)化采購方案為輔的采購模式，全面提高物資采購效率。集中采購能發(fā)揮規(guī)模化采購的優(yōu)勢，有效降低物資采購成本。同時其采購結(jié)果直接生成采購目錄，使用單位可以直接選用集中采購結(jié)果，生成采購訂單，省去選商、談判等中間環(huán)節(jié)，加快物資采購進(jìn)度。同時還可以與傳統(tǒng)代儲代銷模式相結(jié)合，構(gòu)建既能滿足企業(yè)日常物資供應(yīng)，又能保障緊急采購需求的物資保供體系，最終打造集中采購、目錄采購、代儲代銷等多種采購模式相結(jié)合的物資供應(yīng)新格局。在集中采購實施中，應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：一是盡可能擴(kuò)寬集中采購目錄形成渠道，增加集中采購物資種類，擴(kuò)大集中采購覆蓋面。靈活選用定商定價、帶量采購、定商采購、框架采購等多種模式快速形成集中采購目錄。二是重視物資技術(shù)規(guī)格書的編制工作，通過技術(shù)規(guī)范的指導(dǎo)制約和保護(hù)，避免集中采購中由于專業(yè)技術(shù)知識缺乏而誤入不良供應(yīng)商設(shè)下的技術(shù)陷阱。對非集中采購物資，通過積累形成標(biāo)準(zhǔn)化采購方案，提高采購效率。由于企業(yè)采購物資的種類具有一定重復(fù)性，結(jié)合供應(yīng)商考核，建立細(xì)化到物資品名的“優(yōu)秀供應(yīng)商選商庫”，并通過不斷積累和完善，形成針對不同種類物資的初步采購方案。一旦收到物資采購計劃，結(jié)合最新制度要求和供應(yīng)商考核情況，也可以快速形成采購方案，從而加快物資采購進(jìn)度，同時也為今后類似物資采購提供參考。

五、結(jié)論

綜上所述，企業(yè)物資標(biāo)準(zhǔn)化采購的啟動關(guān)鍵在于對物資計劃前端業(yè)務(wù)技術(shù)環(huán)節(jié)的把控，以標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計和規(guī)范需求計劃為起點(diǎn)，重點(diǎn)從新建或改建項目入手，加強(qiáng)對設(shè)計、計劃環(huán)節(jié)的管控，同時結(jié)合后期集中采購，初步形成標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計、規(guī)范化需求、集中采購“一條龍”物資標(biāo)準(zhǔn)化采購流程，后期再逐步完善構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化采購體系。對新建企業(yè)而言，標(biāo)準(zhǔn)化采購啟動是一個相對簡單的過程，從設(shè)計、計劃源頭統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范物資需求，到開展集中采購形成采購目錄。但對有一定歷史的企業(yè)而言，除對新建或改建項目推行標(biāo)準(zhǔn)化采購?fù)猓€要除舊布新逐步淘汰未從設(shè)計源頭規(guī)范的前期留存物資，這將是一個長期的過程。標(biāo)準(zhǔn)化采購是一項復(fù)雜、覆蓋面廣的系統(tǒng)性工程，它的實施不可能一蹴而就，而是一個循序漸進(jìn)的長期過程。標(biāo)準(zhǔn)化采購不僅涉及對采購標(biāo)準(zhǔn)的確立，還包括對采購相關(guān)環(huán)節(jié)、全業(yè)務(wù)流程、采購制度和采購組織構(gòu)架實施標(biāo)準(zhǔn)化管控，以及后期對供應(yīng)商進(jìn)行戰(zhàn)略化管理。此外實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化采購還須重視從業(yè)人員的素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化，開展對從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)對物資標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的學(xué)習(xí)，全面提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)人員從采購從業(yè)者到專業(yè)者、精業(yè)者的轉(zhuǎn)變，多措并舉后最終實現(xiàn)真正意義上的企業(yè)物資標(biāo)準(zhǔn)化采購。

作者：藍(lán)強(qiáng) 萬東 丁婕 單位：作者單位：中國石油西南油氣田公司