醫療機構檔案管理隊伍建設現狀

導語：醫療機構檔案管理隊伍建設現狀一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]檔案是珍貴的信息資源，當前，隨著科學技術的進步，傳統的文書檔案管理逐漸被信息化檔案管理所取代，這就對檔案管理人員的綜合業務素質，特別是信息技術掌握能力提出了更高的要求。醫療機構所產生的大量檔案信息是這個單位的歷史文化載體，對于醫療機構各項工作都起到積極的促進作用，更是彌足珍貴的歷史記錄，應該妥善整理和保存。近年來，隨著各級醫療機構的迅猛發展，門診量、住院量等的逐年遞增，檔案的分類與管理不斷細化，在“互聯網+”時代，面對新形勢，應對新發展，現代化醫療機構檔案管理迫切需要塑造一批具有較強的綜合業務能力的人才隊伍。通過分析當前醫療機構檔案管理人員隊伍現狀及存在的問題，研究探討信息化時代加強醫療機構專職檔案工作人才隊伍的建設與對策，對于本單位檔案工作信息化具有一定的促進意義。

[關鍵詞]醫療機構；檔案管理；隊伍建設

1.醫療機構檔案管理隊伍現狀及存在的問題

1.1檔案管理模式相對混亂

目前，大多數醫療機構為集中管理、統一協調的檔案工作形式，尤其是在醫療行業的行政管理中，各家醫療單位都根據自身單位的情況制定了與之相適應的各個方面的管理制度，比如醫療、護理、質管、行政、后勤等，但是針對檔案專業的制度卻是少之又少。最重要的是，在本單位的績效考核中，大部分單位都沒有把檔案工作的管理納入考核中，因此就產生了檔案工作的困難，如難收集、不齊全等。長期以來，醫療機構由于業務種類繁多，再加上各部門之間溝通不通暢，造成每個部門都掌握大量資料，例如人事科掌管人事資料，醫務科掌管病歷資料，科研科掌管研究資料等，還有其他一些零散的資料分布與業務科，這種結構形式增加了醫院檔案管理的業務量，又不能有效實現檔案資料的共享，甚至造成由于信息不協調引發的醫療糾紛。目前，很多醫療機構在某種程度上還存在以上痹病，影響單位的現代化建設。

1.2檔案專職人員老齡化現象嚴重

檔案管理是一門專業性較強的學科，因專業所限，受事業規劃、薪酬績效等方面因素影響，目前，大多數醫療機構專職從事檔案管理工作的人員長期較為固定，檔案管理專業人才相對于醫療行業數量較少，加之醫療機構對檔案管理人員的薪酬待遇與較醫療服務一線崗位相差較大，新進檔案專業技術人才的吸引力明顯不足。目前，大多數醫療機構現有專職檔案干部因大多年齡偏大，計算機操作水平較弱，對于檔案信息統計系統軟件的理解和接受能力明顯落后于年輕人，導致醫療機構檔案信息化建設明顯滯后于當前檔案信息化發展步伐，特別是醫療健康大數據的發展，這就對醫療機構檔案管理人員水平提出了更高的要求和挑戰。

1.3檔案工作人員隊伍配備不固定、不完善

檔案管理工作一直屬于醫院管理分類中的行政后勤保障工作，雖然各業務科室均配備檔案管理員，但大多為兼職，且很多是醫院新進人員，導致從事醫院檔案管理的人才隊伍缺乏穩定性。大部分醫療行業的檔案管理員都屬于兼職管理，不僅僅管理檔案，還負責其他業務工作如收文來文處理流轉、印章管理、機要文件管理、其他事務性工作等。還有一種情況就是有的單位因為人手不足，長期無法整理檔案，因此請了外包單位，代為加工整理，這些情況都屬于管理不規范、制度落實不到位，長期發展下去，嚴重影響檔案工作的質量和效率。另外，由于醫療機構以醫療服務為主責主業，檔案管理等行政后勤工作相對得不到重視，只在年度歸檔及星級檔案室評審時突擊組織人員專班，延續性差，甚至沒有基本的交接手續，導致很多珍貴而有意義的檔案資料未能得到及時而有效的歸檔入檔。

1.4檔案知識業務水平普遍較差

由于醫療機構業務較為繁忙，很多醫療服務、業務、技術等方面的培訓占據了職工大部分業務時間，檔案管理方面的培訓相對開展得較少，多數檔案管理人員對醫療機構檔案的分類整理、歸檔、保存等業務知識不熟悉，對檔案系統軟件系統操作也不熟練，這些均為當前醫療機構檔案現代化信息管理工作帶來一定掣肘。

2.檔案管理人員隊伍不規范的原因

2.1重視程度不夠

在醫療機構，平常的事務性工作繁重，工作人員和院領導壓力大，向檔案管理這種投入時間久、耗時耗力且無法直接看到這項工作的經濟效益和回報率，往往都是“能拖就拖一下”的工作，不被重視，因此導致各個職能科室、業務科室對于科室的資料收集不重視，做得不好。再之，長期以來，醫療機構對檔案管理工作的重視程度明顯低于業務培訓，就算是開展了檔案管理方面的培訓，理論教育體系也不具備針對性，往往泛泛而論，缺乏科學而有效的措施。此外，由于兼職檔案人員的頻繁更換，導致很多涉及歷史性醫療事件、病歷檔案等重要機密檔案的完整性無法保障，主要在于整個醫院管理存在的問題，在整個全盤工作考慮時，對于檔案工作的重要性認識不夠，對于它的特殊性和專業性了解不夠，認為這是很簡單的工作，隨便安排一個人都可以勝任，具有很大的主觀隨意性。

2.2硬件設備投入不足

硬件設備是檔案信息化建設不可缺少的前提條件，隨著信息技術的不斷進步，必然導致一些傳統設備被淘汰。由于對檔案專業設備投入的資金有限，導致有些基層醫療機構特別是社區醫院等沒有配備符合標準的檔案室，有的單位檔案室狹窄、“六防”設備不配套，導致庫房溫濕度不達標而引起檔案發霉生蟲，使得材料因保管不善產生了損失。而且，現代社會信息技術日新月異，檔案管理手段落后，如果不尋求發展適應新的社會節奏，對于檔案事業的發展而言影響巨大。單位必須下大力氣，提高檔案管理工作的信息化技術發展，從計算機、筆記本、掃描儀、溫濕度控制儀、除濕機等硬件設施到溫濕度控制系統、自動化密集架系統、機器人技術等軟件系統設施，都要跟上時代的步伐。

2.3專業人員信息化知識薄弱

現代信息社會發展快，技術更新換代快，從專業角度來看，檔案專業的前沿研究也是跟信息化技術息息相關的，在具體從事管理工作的時候也是要不斷引進新技術的。目前，大多數醫療機構都引進了澤信檔案系統等專業檔案管理軟件，傳統的紙質檔案和手工操作模式將逐漸被電子化檔案所取代。在未來的檔案管理工作中，對于檔案工作人員而言，不斷學習新知識尤其是信息化專業知識是十分重要的，對于檔案管理專業從業者而言，如何快速有效地利用新技術來提高工作效率也是新時期對于我們檔案工作人員的新要求，這樣既能保證我們在提供利用的時候快速有效更好地為利用者服務，也能不斷革新檔案專業，為專業發展提供更廣闊的前景。當前，很多醫療機構的檔案管理工作人員對于當代信息管理模式的發展需求和趨勢并不足夠了解，有的剛剛熟練掌握了軟件操作技術，就因部門輪崗等原因不得不離開現有崗位，加之業務銜接不及時，導致人檔分離、棄檔不用的現象時有發生。

3.加強檔案管理隊伍建設的措施及方法

3.1提高檔案信息化建設的認識

檔案管理工作離不開是管理層對此項工作的重視和支持，各級醫療機構要成立專家組，對于各科室的檔案收集工作定期檢查，對于發現的問題要及時匯總，召開專業委員會定期匯報，對于檢查之中發現的問題，要責令相關科室按期整改。對于發現的好做法好點子，要正面宣傳，讓其他科室學習借鑒。對于專兼職檔案管理員要定期組織培訓，不斷學習法律法規、專業知識、標準規范、信息化管理技術，開展研討班，組織專業學科討論，為工作打下良好的知識積淀。一是根據自身單位的情況，制定行之有效的科學管理體系、制度建設，根據新出臺的《檔案法》等相關規范標準，制定切實可行的單位管理體制。要重視定期巡查制度，讓檔案管理與單位的考核體系同步。二是各級醫療機構必須加強對檔案管理工作的重視程度，在資金、人員、設備投入等方面，予以全面保障，將檔案管理工作作為單位重點建設項目，有專門的領導小組及辦公室成員，納入單位整體規劃建設

3.2規范檔案管理隊伍建設

首先，由醫療機構分管后勤管理等工作的領導擔任組長，成立醫療機構檔案管理領導小組，由臨床科室主任分別任該小組組員，每個科室要配備兼職工作人員，單位專職的工作人員要主動聯系科室，點對點的對于每個科室的材料形成情況進行全面掌握并進行指導，加大重視程度，要將檔案工作納入單位績效考核中去、納入單位規劃中去，領導小組要對表現優秀的科室進行表彰其次，配備相對固定的專兼職檔案管理工作者，引進專業檔案管理人才，加強對年輕檔案管理員的重點培養，建立起一支年齡層次合理、業務素質過硬、理論水平較高的專業化檔案管理人員隊伍。

3.3強化工作人員繼續教育

工作人員是直接接觸檔案的人，檔案管理員的工作水平和專業技術能力直接影響著該單位的檔案管理水平，一名優秀的檔案管理員可以充分利用檔案信息，為臨床科室提供利用，快速準確。這依賴于工作人員在工作時就要不斷地進行培訓，自我學習、單位培訓、外出進修等形式，提高管理水平。所以，提高檔案工作者的素質，科學管理檔案，充分利用檔案服務安全生產。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，當前，各級醫療機構都已建立起現代化的遠程網絡教育平臺，涉及業務范圍大多為臨床醫療技術知識，對檔案工作人員的培訓還尚未普及。因此，各級醫療機構應將對于專業人才的培養，納入長遠規劃中去，不斷地通過各種培訓和繼續教育、進修學習等形式提高業務水平和專業技術水平，檔案管理人員要深入各個科室進行點對點調查探討，不斷通過實踐總結檔案管理工作提高水平，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。同時，還應主導科室等自主開展檔案知識宣傳工作，像新修訂的《檔案法》等要適時地進行培訓，最好進行全員培訓。經常邀請檔案管理、計算機管理等方面專家及技術人員對檔案工作人員進行經常性、重點性培訓教育，增強全體干部職工的檔案意識。

3.4健全管理制度規范業務流程

首先，結合醫療機構工作實際，厘清業務范疇、流程，建立起符合本醫院工作制度工作體系的檔案管理體系，要定期對專兼職工作人員進行考試。其次，下大力氣吸收專業人才，不斷補充新鮮血液，對于已有的人員加強管理，通過規范制度體系，對工作進行有效激勵，對全院人員進行培訓，加強他們的檔案意識，引導他們主動收集整理檔案資料，為單位評選規范化檔案管理機構打下良好基礎。3.5強化檔案工作的應用性檔案建設的原始目的不僅僅是單純地保存醫療機構資料和信息，更為重要的是發揮出檔案資料的實際作用，使其為醫療機構的良性運行服務。因此，要增強檔案管理工作在醫院管理中的比重，就要真正發揮出檔案的功能，改變以往“只保存不利用，重收集輕研究”的狀況。首先，必須提高醫院檔案信息收集質量，并加強歸檔分類的科學性，以便為后期研究和應用服務。其次，要重視對檔案資料的研究和分析，加大科研投入力度，增強檔案管理工作的軟實力。最后，要形成完善的檔案調取機制，為醫院各個部門順利開展工作，取證調查提供全面有效的服務。

3.6新時代呼喚高素質檔案人才

檔案工作的涉密性、安全性等性質，需要配備政治覺悟和專業技術素養都很好的專業人才。但是目前的狀況，很多醫院檔案專業的工作人員由于缺乏相應的培養，很多年齡較大的檔案管理員無法熟練使用計算機，更不要說其他職能系統了，還是依賴于傳統工作方式，工作質量和工作效率遠遠達不到利用者的要求，各方面能力提升和專業技術水平提高有限，因此，提高檔案工作者的素質是開展檔案工作的重中之重。高素質檔案管理人員，首先從政治角度來看，必須是忠于黨和國家的，要有很高的政治覺悟和歷史站位，要嚴守紀律保守秘密，善于運用政治理論工具來分析問題解決問題，能夠深刻領會黨和國家的各項政策和觀點。其次，要有奉獻精神，要有在平凡崗位年復一年日復一日的重復勞動中，不斷奉獻的精神，有堅定的意志力，能夠堅持敢于奉獻。要不斷地樹立為利用者服務的管理核心思想，要明白一切的工作開展都能夠更好地提供利用。第三，要有創新意識。要不斷適應新時代信息技術的高速發展，要提高自身管理水平和專業技術能力，要把自身的工作實際與新技術新手段結合起來，提高工作效率和工作質量。第四，要提高專業水平，不斷地通過各種形式的學習來掌握現代信息化服務能力，提高專業技術和管理能力，有效開展檔案管理工作。

3.7建立健全監督管理機制

單位要建立健全監督管理機制，醫療機構的監督管理部門要發揮應有的工作職責，對于科室的檔案管理工作、檔案管理工作人員、安全管控等方面進行監督，不斷促進其科學化、現代化、安全有效地管理檔案，對于逾期不還、丟失、或是發生了安全事故的事件，更要調查清楚實施情況，嚴肅處理。

4.結語

檔案管理是一項綜合性極強的專業性工作，必須建立起一支具有高度專業性和責任感的人才隊伍，這就需要各級醫療機構在長期規劃建設發展中，制定科學合理的檔案人才隊伍管理體系，同時在制度、設備、管理等方面予以更多的支持，為推動醫療健康事業和諧發展，提供強有力的制度和資源保障。

【參考文獻】

[1]孫蔚.醫院檔案管理人員素質建設的途徑和策略探究[J].辦公室業務,2019(07):119-119.

[2]劉欣,謝夢耐,宋茜,等.醫院衛生技術人員培訓檔案管理思考[J].辦公室業務,2019(02):143.

[3]王春香.醫院檔案管理人員的崗位意識亟待加強[J].中國衛生產業,2019,16(14):56-57.

[4]黃桂敏，陳露萍，劉蕓.醫療設備檔案管理工作的現狀分析與對策[J].右江醫學，2013（03）：458-459.

[5]謝峰梅.我國圖書館管理人員素質芻議[J].經營管理者，2010（22）：82-82,105.

作者：趙炳旺 呂曉媛 單位：山東省立第三醫院