企業文件管理范文10篇

【摘要】隨著電力企業不斷建設和發展，電力企業招投標部門在招標過程中存在著前期準備時間短、匯總分析工作量大、招標文件編制規范性難以保證等問題。盡管電力企業領域發展態勢良好，但是在這種不完善的招投標文件管理模式下，物資招標采購工作質量受到影響，急需在現有管理方案上優化管理模式。本文基于電力企業招投標文件管理中出現的問題進行研究，針對文件管理提出解決方案，旨在提升招投標文件質量。

【關鍵詞】結構化思路；電力企業；招標文件；管理模式

招投標文件是招標采購過程中的重要依據。信息化時代背景下，電子化招投標更是得到了電力企業的認可。在招投標過程中，招標文件闡明出工程性質與要求，為招投標人提供指導。在逐年增加業務量的情況下，如何使招投標文件編制更為快捷，減少出錯的現象是現階段亟待解決的問題。本文基于結構化思路的招標文件管理模式研究，設計出符合電力企業現階段狀況的編制系統，旨在提升招投標文件管理效果。

1項目背景

隨著“三集五大”體系建設深入推進，電力企業中招標采購等工作量逐漸增大，且編制過程中問題眾多，如不解決，將給業務人員帶來難以承受的工作壓力，也影響著招標文件審查。基于這種現象進行招標文件結構化管理與研發服務，通過優化招標文件管理方法，以提升招標文件編制質量，解決招標文件管理難度大等問題，意在提升電力企業招標文件管理效果。

2招標文件標準化與結構化

編者按：從機讀文件到電子文件概念的發展演變，體現著管理信息和科技信息、現行信息和歷史信息、動態信息和固態信息的高度集合。企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。本文從現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段、綜合應用計算機技術階段以及電子文件應用階段三個階段來闡述計算機技術在企業現行文件與檔案管理中應用。

企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。公務員之家

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

摘要：隨著互聯網和信息技術的迅速發展，互聯網信息數據處理成為檔案文件管理業務中最常見的應用技術，現代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統的紙質文件管理方法更高效。目前國內多數高校的檔案文件管理業務相對薄弱，歸檔文件管理復雜性相對高、管理業務人員需求相對大，文件存檔業務也存在較多問題。為創新和改革檔案文件管理方式，本文通過對高校檔案管理信息化方面存在問題進行分析，找出各單位文件管理業務高效率的組合狀況，提出管理對策，以適應新時代高校檔案管理需求、提高管理業務效率。

關鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設研究

一、緒論

傳統的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關老師和部門整理、準備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對檔案進行審核。審核結束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經維持了很久，而且管理員已經習慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學校都延時開學。一切的活動都轉到線上進行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個環節自然也必須通過線上完成。經過一年的嘗試和使用，人們越來越感覺到線上將檔案管理提交和審核進行數字化后的好處[1]。在信息化的時代下，存儲文檔要求能夠快速、準確地找到，要可以極大地提高業務單元的業務效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對問題并加以解決。如果這些問題沒有及時發現和解決，可能會對高校管理產生非常負面的影響，因此對高校檔案管理的研究發展有著非常大的必要性，進而使得各高校適應新時代管理系統的變化趨勢[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強度

摘要：隨著互聯網和信息技術的迅速發展，互聯網信息數據處理成為檔案文件管理業務中最常見的應用技術，現代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統的紙質文件管理方法更高效。目前國內多數高校的檔案文件管理業務相對薄弱，歸檔文件管理復雜性相對高、管理業務人員需求相對大，文件存檔業務也存在較多問題。為創新和改革檔案文件管理方式，本文通過對高校檔案管理信息化方面存在問題進行分析，找出各單位文件管理業務高效率的組合狀況，提出管理對策，以適應新時代高校檔案管理需求、提高管理業務效率。

關鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設研究

一、緒論

傳統的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關老師和部門整理、準備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對檔案進行審核。審核結束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經維持了很久，而且管理員已經習慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學校都延時開學。一切的活動都轉到線上進行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個環節自然也必須通過線上完成。經過一年的嘗試和使用，人們越來越感覺到線上將檔案管理提交和審核進行數字化后的好處[1]。在信息化的時代下，存儲文檔要求能夠快速、準確地找到，要可以極大地提高業務單元的業務效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對問題并加以解決。如果這些問題沒有及時發現和解決，可能會對高校管理產生非常負面的影響，因此對高校檔案管理的研究發展有著非常大的必要性，進而使得各高校適應新時代管理系統的變化趨勢[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強度

摘要：在工程項目管理中，電子文件的管理至關重要，電子文件的科學管理，能夠詳細的記錄工程項目的諸多細節，這是工程項目合同簽訂與控制的關鍵。電子文檔是一項超精細且難度較大的工作，文章主要針對工程項目建設中電子文件管理進行深入探討，從而推測如何通過科學的電子文件管理來提升整體項目管理的水平。

關鍵詞：工程項目管理；電子文件；管理；探討

工程項目是一項系統且精密性較強的工作，在工程項目管理中，科學的電子文件管理，能夠有效提升工程項目管理的質量，優化工程項目管理的水平，同時還能夠保障工程合同等要素的完整。相比紙質文件，電子文件在管理實踐中，因網絡安全及存儲安全等因素，往往會出現電子文件失竊、篡改等風險。因此，在工程項目管理中，必須著重優化電子文件的管理水平，全面提升電子文件的整體管理質量，確保工程項目管理的效益。

1工程項目管理中電子文件管理的目標及要求分析

工程項目管理中電子文件的管理具有其特殊性，為優化管理水平，提升管理效益，必須全面落實科學的電子文件管理制度，以規范科學的制度來約束管理人員，提升管理意識，樹立安全意識，以此來全面提升電子文件的整體管理水平。1.1工程項目電子文件管理的目標。工程項目管理中電子文件的管理是至關重要的，為提升電子文件的整體管理質量，優化電子文件的整體管理水平，在管理實踐中，要努力探索適合公司制度和特點的工程項目管理制度，制定科學的電子文件管理方式，以便全面科學地提升電子文件管理的整體效益。同時，在電子文件的管理中，科學的管理目標除制定需要完成的任務及把握管理的方向外，更要充分結合當前工程項目管理中電子文件管理存在的突出問題，充分利用自身的優勢資源，制定出未來的管理建設目標，從而為公司打造一個標準化、制度化的電子文件管理體系。實踐證明，科學的電子文件管理體系，能夠規范工程項目電子文件管理的標準，為電子文件的管理樹立標桿，以便實現規模化、標準化的電子文件管理。1.2工程項目電子文件管理的要求。工程項目管理中電子文件管理是相對嚴謹的工作，為全面優化電子文件管理效益，充分提升電子文件管理質量，應該明確電子文件管理的要求，全面提升電子文件管理的水平。首先，在運用科學的電子文件管理辦法，在電子文件的建設方面，應該遵循計劃、審核、、歸檔等程序進行嚴格管理，利用電子文件的管理辦法可以為公司的管理標準起到一定的借鑒作用。其次，總結歸納出電子文件的管理經驗。工程項目管理電子文件的管理仍處于空白，在實踐的管理過程中，需要充分結合企業的發展形勢及自身的特點，也應該積極借鑒國外先進的管理經驗，有效提升管理的成效，更要形成制度化的管理辦法。最后，在工程項目管理電子文件的管理中，還應該積極學習計算機信息技術，掌握紙質文件管理和電子文件管理的異同，針對性地開展電子文件的管理。

2工程項目管理中電子文件管理的優缺點分析

【內容提要】本文在對國際電子文件管理代表性研究項目進行綜合分析的基礎上，從電子文件管理的頂層設計、管理理念、保管模式、管理走向、保證電子文件證據價值的關鍵、電子文件管理問題的解決之道等方面，總結了國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示。希望借鑒國際同行的成功經驗，推進我國電子文件管理的進程。

【關鍵詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點

在信息技術飛速發展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰，建立在信息技術應用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。

國際上有關電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度，據筆者不完全統計，世界主要國家、地區和相關機構的代表性研究項目的主要內容如下頁表所示。

這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構廣，形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗。其中最值得關注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰略及元數據標準(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護國際研究項目(InterPARES)以及ISO關于文件管理的相關標準等。經過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設計——國家戰略的提出

摘要：歸檔范圍的制定對高校電子文件管理至關重要。從目前來看，《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等規范及標準為高校電子文件歸檔范圍的制定提供了指引。高校電子文件歸檔范圍的制定應充分考慮需求，結合電子文件的流程、稿本和一體化的實際來開展。

關鍵詞：高校；電子文件；歸檔；范圍

電子文件歸檔是電子文件管理的重要環節，這一環節為電子文件管理提供了支撐，也為電子文件后續工作提供了基礎，是防止國家和高校電子資源流失的重要舉措，是保障高校記憶延續的重要途徑。在高校電子文件歸檔工作中，歸檔范圍是否明確、可行，直接影響電子文件管理其他各項工作。新修訂的《檔案法》首次將檔案歸檔范圍納入法規層面，體現了國家對檔案管理中文件歸檔問題的重視程度，這一立法內容也將對高校電子文件管理產生重要的影響。除了《檔案法》外，其他法律規范的要求對高校電子文件歸檔范圍的制定也產生重要的指引作用，以下詳細分析。

一、制定高校電子文件歸檔范圍的依據

在電子文件歸檔工作中，哪些電子文件需要歸檔，哪些不需要歸檔，作為機構來說是要進行明確規定的。在電子文件歸檔范圍的確定問題上，大多數機構都以傳統環境下形成的歸檔范圍作為基礎，結合文件產生環境的變化來確定電子文件歸檔范圍。從目前來看，高校電子文件歸檔范圍的制定在很大程度上受到國家有關法規的指引。《檔案法》為高校電子文件歸檔范圍的制定提供了重要的依據。新修訂《檔案法》第十三條規定，直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應當納入歸檔范圍，并且詳細羅列了歸檔范圍。從《檔案法》的相關內容來看，把反映組織沿革和職能活動、維護企事業單位的權益、反映基層群眾性自治組織和活動情況的檔案納入歸檔范圍[1]。《檔案法》所增設的這個條款是在1987年《檔案法》的基礎上，結合實踐發展的需要而作出的調整，也反映了實踐對此問題的高度關注。《檔案法》作為我國檔案事業規范的基礎，必然會對檔案工作產生指引、調節、協調等作用，也會給高校電子文件歸檔范圍的制定提供更多的參考。與《檔案法》的施行同步，其他相關的檔案管理規范也應進行修訂，這種情況也會出現在高校電子文件管理規范的修訂中。除了《檔案法》之外，教育部于2002年發布的《高等學校檔案管理辦法》中規定，高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式[2]。該辦法賦予高校制定電子文件歸檔范圍的權限，具體如何執行，在實踐中還需要更多、更具體的參考和指導。從目前來看，國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）第3條提到機關文件材料歸檔范圍，為電子文件歸檔范圍的制定提供更多的依據。如其中規定：“反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料……”[3]國家檔案局8號令明確了文書類檔案的歸檔范圍，為高校文書類電子文件歸檔范圍的制定提供了依據。國家檔案局13號令《機關檔案管理規定》第二十七條至第三十條中的相關內容也對歸檔范圍進行了明確。在高校電子文件歸檔范圍的制定中，目前可直接參考的是《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016），其中有關電子文件歸檔范圍的內容較為明確，如其中規定“反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數據應收集、歸檔；文書類電子文件歸檔范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》……”[4]從所引內容來看，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》對目前社會存在的電子文件的各種類型都進行了一定程度的規范，對于高校電子文件歸檔范圍的制定具有積極價值，但是《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》也保留了與傳統載體濃重的聯系，許多規定都直接參考和引用紙質環境下形成的規范。《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》中的有關規定值得借鑒，如：“電子文件歸檔范圍應包括各業務活動中形成的各種結構化和非結構化數據及以獨立文檔形式存在的具有保存價值的信息記錄，其來源包括來自辦公自動化系統、支持本企業產品和業務的業務系統、財務和會計管理信息系統、人力資源管理信息系統及本企業其他職能活動業務系統，或從外部接收的。企業有些業務系統有可能是通過租用或以云計算服務的形式存在，所形成的電子文件不一定存于本企業的服務器中，其產生的電子文件也應納入本企業歸檔范圍。”[5]所引內容充分考慮了電子文件來源的不同，如來源于機構內部辦公自動化系統、業務系統、財務系統等文件，具有鮮明的行業要求；對來源于機構外部的電子文件，該指南也有充分考慮，如云存儲形式的電子文件，在進行歸檔范圍的制定時更應給予關注。這是高校電子文件管理所面臨的新業態，具體到電子文件歸檔范圍的制定上，也要充分考慮這些新業態的發展趨勢和管理的要求，從而能夠更加充分地制定出科學的歸檔范圍。除上述相關法律法規外，目前許多省份結合實際需要、區域電子文件管理的特點制定了適合自身情況的電子文件歸檔范圍，如《天津市電子公文歸檔管理辦法》就是其中較有特點的，其中第十三條規定：“各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關于紙質文件歸檔有關規定執行，電子公文的歸檔內容包括：符合規范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發文）、附件、法律法規和規劃及工作報告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉換成版式文件。”[6]從所引內容來看，區域電子文件歸檔范圍，較國家層面的規范來說，更加側重于微觀層面和操作層面，也更符合實際需要。

二、制定電子文件元數據歸檔范圍的依據

編者按：本文主要從現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段；現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段；電子文件階段進行論述。其中，主要包括：現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立、管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理、現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作、任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響、電子文件這一概念的出現是近10年的事、記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上、機讀文件中的關鍵詞是“機讀”、讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法、紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體等，具體請詳見。

企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

一、設備竣工文件存在的主要問題

1.質量問題：主要包括文件的規范性、有效性、完整性、正確性，如文件編碼有誤，缺少公章，文件不清晰、裝訂不規范、缺頁，竣工資料中人員簽字不完善，資料內容不完整、不真實等等一系列問題；

2.時間問題：不能夠按時提交，不能夠隨設備一起提交，影響工程現場開箱驗收、安裝、調試使用；

3.整改問題：主要是竣工文件的整改流程過長，涉及工程建設各方審查，接口多，審查、驗收環節冗長繁復且無統一驗收標準、規范，致使竣工資料整改反復，整改遙遙無期，影響工程建設使用，浪費資源。

二、設備竣工文件問題原因分析

造成設備竣工文件失控的主要原因有以下幾點：

一、企業電子檔案管理的現狀

1、被納入企業知識管理范疇

在經濟發展的當今階段，自然資源的優勢已不再成為經濟增長的關鍵，知識資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業由信息管理向知識管理進行突破。知識管理就是幫助員工對擁有的知識進行反思，調整和發展企業內部結構，提高員工進行知識交流的技巧，增加獲得知識的來源，最終促進知識交流并產生最大的效益。電子文件作為企業重要的信息數據，是企業進行知識管理的重要內容。如何組織開發利用好這種特殊的資源，成為企業發展的現實需要。

2、電子數據管理不夠規范

檔案、資料和數據是企業知識管理的重要組成部分，體量、載體、介質的多樣化為檔案收集帶來了新的課題。國家《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規劃（2011—2015）》和《關于組織開展電子政務內網“業務信息和電子文件交換系統”試點示范工作的通知》，對我市電子文件管理的原則、內容和任務要求進行了進一步明確和部署。但是電子檔案的科學化、規范化、安全化仍然較低，成為傳統檔案管理中的難點對象，重視紙質檔案實體、忽視電子檔案管理的現象較為普遍，企業信息系統中的重要信息和數據，缺少可借鑒的檔案管理規范和標準，元數據不夠統一，管控效率較低。

二、當前企業信息化環境下電子檔案管理工作現狀分析